Расчеты с подотчетными лицами: проводки

Расчеты с подотчетными лицами: проводки

Учет подотчетных средств ведется на бухгалтерском счете 71. Рассмотрим, какие проводки могут составляться с использованием этого счета, а также со счетами, корреспондирующими с ним.

Операции по расчетам с подотчетными лицами

В расчеты между работодателем и подотчетным лицом входят следующие основные операции:

  • выдача денежных средств работнику на расходы для нужд предприятия;
  • признание расходов, совершенных работником;
  • последующие расчеты с работником.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Выдача денег под отчет

Первый возможный вариант выдачи подотчетных сумм — безналичный. Во многих случаях российские работодатели оформляют подотчет именно по безналу, открывая специальные карточные счета, на которых размещаются подотчетные денежные средства.

Для отражения таких операций, как правило, задействуется отдельный субсчет на счете 55. Как только работник снимает со специального счета положенную сумму, данный факт отражается в бухучете проводкой: Дт 71 Кт 55. Если же используется обычный расчетный счет (с привязанной к нему корпоративной картой), проводка будет следующей: Дт 71 Кт 51.

Второй вариант — это выдача денег наличными. Данная операция показывается другой проводкой: Дт 71 Кт 50.

Во многих случаях работодатель выдает работнику не денежные средства, а денежные документы: к примеру, билеты на поезд или самолет. Такая операция учитывается на специальном субсчете по кассовому счету 50: Дт 71 Кт 50.3.

Признание расходов подотчетника

Купленные подотчетным лицом на нужды компании товарно-материальные ценности, внеоборотные активы, работы, услуги ставятся на учет. При этом их стоимость дебетуется по тем или иным подходящим счетам для учета активов, например:

  • 08 — если совершены расходы, связанные с приобретением основных средств;
  • 10 — если приобретены материальные запасы;
  • 41 — если приобретены товары.

Операция оприходования этих активов отразится проводкой Дт 08 (10, 41 или по иному активному счету) Кт 71.

Возможны и более сложные случаи, при которых к корреспонденциям со счетом 71 добавляются дополнительные проводки. Например — по счету 60, по которому показываются расчеты с поставщиками, а также по налоговым счетам — 19, 68.

Несмотря на то, что в общем Плане счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94-н, счета 71 и 60 не корреспондируют, ничего не мешает закрепить применение такой корреспонденции в вашем рабочем плане счетов.

Пример

Работнику поручено рассчитаться наличными деньгами с контрагентом организации-работодателя за ранее поставленные товары. Условимся, что контрагент и работодатель платят НДС.

В учете бухгалтер отразит следующие записи:

  • Дт 41 Кт 60 (отражена стоимость поставленных товаров без НДС);
  • Дт 19 Кт 60 (отражен НДС со стоимости товаров);
  • Дт 68 (субсчет «НДС») Кт 19 (принят НДС к вычету);
  • Дт 71 Кт 50 (работник получил наличные для оплаты товаров поставщику);
  • Дт 60 Кт 71 (товары оплачены работником, представлен авансовый отчет).

Если подотчетник ничего на нужды фирмы не купил, но совершил те или иные обоснованные расходы (например, пообедал, находясь в командировке), такие затраты на основании авансового отчета и прилагаемых к нему чеков списываются на производственные расходы: Дт 20 (26, 44 или иной производственный счет) Кт 71.

Если расходы оказалось сложно классифицировать по тем или иным «производственным» основаниям, то применяется проводка, отражающая факт совершения прочих расходов: Дт 91.2 Кт 71.

Расчеты с подотчетником

Долг работника, образовавшийся по итогам расходования выданной ему наличной суммы, обычно погашается через кассу организации. Это показывается проводкой: Дт 50 Кт 71. При безналичном расчете по подотчету возврат суммы показывается проводкой Дт 51 Кт 71.

Довольно распространен сценарий, когда недостающая сумма по заявлению работника удерживается из его зарплаты. В этом случае зарплата выдается в сумме, уменьшенной на сумму причитающегося к возврату остатка по подотчету.

Такая операция законодательством не предусмотрена, но и не запрещена. Официальных пояснений контролеров по этому поводу тоже нет. Поэтому лучше этим не злоупотреблять.

В свою очередь, если сама фирма остается чего-то должна работнику, то она тоже возмещает разницу — наличными Дт 71 Кт 50 или безналичными деньгами Дт 71 Кт 51.

Если работник не погасил долг в установленный срок, невозвращенная сумма включается в недостачи: Дт 94 Кт 71. Последующее его погашение — например, за счет принудительного удержания долга из зарплаты работника, отражается проводкой Дт 70 Кт 94.

Может случиться и так, что долг придется впоследствии списывать — за отсутствием возможности взыскать его в силу того, что работник уволился, не рассчитавшись.

В этом случае в бухучете фиксируются:

  • невозможность добровольного удержания долга и перенос его на счет прочих расчетов с работниками: Дт 73 Кт 94;
  • при увольнении работника — долг переводится в разряд прочих дебиторских (поскольку его держатель утрачивает статус работника организации): Дт 76 Кт 73;
  • списание долга и включение в прочие расходы: Дт 91 Кт 76.

В свою очередь, если сам работодатель остается должен работнику и не может погасить долг, то в случае истечения исковой давности долг включается в прочие доходы: Дт 71 Кт 91.

Проводки по расчетам с подотчетными лицами: таблица

Резюмируем рассмотренные выше проводки в сводной таблице:

Источник:
http://blogkadrovika.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-provodki/

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (А-П). Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу. После выдачи денег работнику, бухгалтер составит проводку:

Дебет 71 – выданы деньги под отчет

Списание израсходованных подотчетных сумм производится на основании утвержденного авансового отчета и отражается по кредиту счета 71.

СПИСАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ

К 71 товары), приобретенные подотчетным лицом

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины (ККМ).

К 71 основного (вспомогательного, обслуживающего)

К 71 (общехозяйственные) расходы.

СПИСАНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

К 71 доставкой основных средств

К 71 доставкой материалов

К 71 доставкой товаров

К 71 управленческих нужд организации

К 71 транспортировкой бракованной продукции

К 71 связанной с производственной деятельностью пред-

К 71 устранением последствий чрезвычайной ситуации

Если у работника остался неизрасходованный остаток аванса, то в течение 3-х дней, отведенных для составления авансового отчета, он должен быть возвращен в кассу по приходному кассовому ордеру. В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой:

Д 50 – возвращен в кассу остаток аванса от подотчетного лица

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой:

Д 71 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму выданного аванса

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то в течение месяца (срок исковой давности) по распоряжению руководителя предприятия она должна быть удержана из заработной платы работника. Данная операция оформляется проводками:

Читайте также  Получить УТС по ОСАГО

Д 94 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма

Д 70 – удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

ведется на счете 73 “Расчеты с персоналом по прочим операцияфм” (А − П). К счету могут быть открыты субсчета: 73-1 “Расчеты по предоставленным займам”;

73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”;

73-3 “Расчеты за товары, предоставленные в кредит”;

Источник:
http://einsteins.ru/subjects/buhuchet/teoriya-buhuchet/s-podotchetnymi-licami

Авансовый отчет: проводки

В практике ведения хозяйственной деятельности предприятий различных форм собственности возникает необходимость выдачи под отчет свои сотрудникам денежных средств. При этом у бухгалтеров могут возникнуть трудности оформления данных операций, в связи с чем в поисковиках можно увидеть запрос «авансовый отчет проводки».

Порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет

Денежные суммы под отчет сотрудникам хозяйствующих субъектов выдаются на различные цели, перед этим они оформляют заявление, где отражают цель получения денежных средств. Заявление на выдачу денежной суммы под отчет подписывает руководитель хозяйствующего субъекта. В заявлении указываются сумма, предназначенная для выдачи подотчетному лицу, и срок, на который денежная сумма выдается. Обязательным условием выдачи суммы денежных средств под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта является отсутствие задолженности по предыдущим выданным под отчет суммам. Сумма денежных средств, выданная под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта, не может быть передана другому лицу. При осуществлении отчета по израсходованным суммам подотчетное лицо прилагает документы, которые подтверждают произведенные расходы, и составляет авансовый отчет.

Оформление проводок по выдаче подотчетных сумм

Оформление выдачи денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта сотруднику, являющему подотчетным лицом, оформляется в зависимости от того, как происходит выдача подотчетных сумм (безналичным способом или наличностью из кассы):

  • в случае получения денежных средств подотчетным лицом наличностью сумма оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса»;
  • при перечислении суммы, выдаваемой подотчетному лицу, на счет проводка осуществляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по кредиту указывается счет 51 «Расчетные счета».

Проводки при утверждении отчета на командировочные расходы

В зависимости от того, на какие цели были произведены расходы подотчетных сумм, бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта формирует различные проводки. В случае, если подотчетное лицо отчиталось за денежные средства, выделенные ему на командировочные расходы, кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуются счета:

  • 20 «Основное производство», в случае если в командировку был направлен работник основного производства предприятия;
  • 26 «Общехозяйственные расходы», если в командировку направлен сотрудник служб и подразделений, учитываемых как общехозяйственные (например заводоуправления, бухгалтерии и т.д.);
  • 44 «Коммерческие расходы» — для сотрудников отделов и служб, связанных со сбытом продукции, например отдела сбыта и т.д.

Сотрудник отчитался за суммы, выданные на приобретение ТМЦ

В случае если сотрудник отчитался за денежные средства, выданные под отчет на цели приобретения ТМЦ, то бухгалтерия указывает данные суммы по кредиту 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Если же подотчетное лицо отчитывается по суммам на приобретение товаров, то осуществляется бухгалтерская проводка с указанием суммы по кредиту счета 71 и по дебету счета 41 «Товары».

При расчете из подотчетных сумм перед поставщиком за приобретенные материальные ценности бухгалтерия хозяйствующего субъекта оформляет сумму по кредиту счета 71 и дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Подотчетная сумма израсходована не полностью: проводки

В случае если подотчетному лицу была выдана большая сумма, чем он израсходовал, то он возвращает данную сумму, при этом оформляется бухгалтерская запись — кредит 71 и дебет 50.

Источник:
http://glavkniga.ru/situations/s505040

Проводки по авансовому отчету по командировке

Похожие публикации

Командировка – служебная поездка сотрудника фирмы, основанием для которой служит приказ руководителя. Все производимые им расходы (проезд, проживание, питание) компания берет на себя, выдавая работнику аванс по командировочным тратам. По возвращении, в трехдневный срок он обязан отчитаться о затратах, оформив авансовый отчет и представив его для утверждения главному бухгалтеру. Познакомимся с этапами учета командировочных расходов.

Выдача аванса на командировочные расходы: проводки

Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты. Бухгалтер рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой:

Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.

Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило. Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.

Авансовые отчеты в бухгалтерском учете

Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.

Проводки по авансовому отчету по командировке

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.

Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.

Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:

Источник:
http://spmag.ru/articles/provodki-po-avansovomu-otchetu-po-komandirovke

Проводки по авансовым отчетам с примерами и разъяснениями

Деятельность хозяйствующего субъекта требует финансовых затрат. Для обеспечения работоспособности юрлица сотрудникам могут перечисляться финансовые средства. На основе представленных бумаг бухгалтер делает проводки по авансовому отчету.

Читайте также  Адреса и телефоны ЖЭК, ОДС, ДЕЗ и РЭУ Москвы

Что такое подотчет

Руководители для обеспечения деятельности хозяйствующего субъекта могут потребовать от трудящихся выполнения каких-либо задач, связанных с определенными затратами.Для их решения работнику передаются подотчетные средства в следующем виде:

  • денежная наличность
  • деньги могут быть перечислены на счет в банке либо пластиковую карту
  • финансовые документы

В соответствии с законодательством страны подотчет может выдаваться работникам, состоящим в штате компании, работающим по договорам. Если соответствующее условие присутствует в учетной документации юрлица, то деньги могут выдаваться посторонним гражданам.

После растраты денег сотрудник предоставляет бухгалтеру отчет. В нем должна присутствовать информация о том, в какой сумме и для каких нужд были потрачены деньги. Бухгалтер проводит проверку документации и фиксирует операцию в системе бухгалтерского учета.

Нюансы выдачи денег в подотчет

Работники, которым хозяйствующий субъект может выдавать финансовые средства в подотчет, определяются распоряжением руководства. Правила предоставления денег регламентируются указанием ЦБ РФ № 321-У от 11.03.2014 г. У сотрудника, которому выдается под отчет, не должно иметься непогашенных авансовой отчетности.

Если работник истратил большую сумму денег, чем была выделена, то при наличии подтверждающей документации расходы будут возмещены. Деньги перечислят на банковский пластик либо выдадут в кассе наличностью.

Рекомендации по ведению авансовой отчетности

Для хозяйствующих субъектов всех форм собственности (за исключением бюджетных организаций) разработана единая форма авансового отчета № ОА-1ТЕКСТ_ССЫЛКИ. Первый блок бланка заполняется бухгалтером. Здесь обозначаются:

  • реквизиты документа (номер, дата)
  • название юрлица
  • ФИО ответственных сотрудников, получающих деньги
  • сумма выданных денег
  • сумма потраченных средств
  • номера счетов, подтверждающих перемещение денег
  • данные о возврате средств либо их перерасходе

В следующем блоке бухгалтер фиксирует данные о том, что отчет поступил на проверку. Эту часть бланка бухгалтер отрывает и передает подотчетному сотруднику.

На обороте ОА-1 информация вносится бухгалтером и подотчетным гражданином. Подотчетник вписывает реквизиты и прикладывает чеки, квитанции и прочую документацию, подтверждающую расход денег. Бухгалтер пишет авансовую сумму и счета в системе бухучета, подтверждающие перемещение денежных средств.

Срок сдачи и ответственность

Промежуток времени, в течение которого подотчетник должен отдать бухгалтеру авансовый отчет, определяется руководством до передачи денег в подотчет. Для этого на имя руководителя следует написать заявление. В его тексте необходимо обозначить:

  • основание для выдачи средств под отчет
  • денежную сумму, требующуюся к выдаче
  • период предоставления авансового отчета

На протяжении 3-х дней от даты, обозначенной в заявлении, гражданину следует отчитаться в бухгалтерию о понесенных затратах. Иногда деньги выдаются подотчетнику на продолжительный временной промежуток (на время отпуска, больничного листа, командировки). В этой ситуации авансовый отчет должен быть направлен в бухгалтерскую службу в течение 3 дней после выхода на работу. Далее документ проверяется и утверждается.

Видео о правилах заполнения отчета:

Если подотчетник выезжал за пределы страны, то представить отчет необходимо на протяжении 10 дней после возврата в РФ. В случае отсутствия отчета нарушается кассовая дисциплина. Если налоговые инспекторы обнаружат этот факт, то на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Контроль и утверждение

Для получения денег работнику потребуется предъявить бухгалтеру заявление, подписанное руководством. На основе представленного документа бухгалтерия формирует расходный кассовый ордер (РКО) либо платежку для передачи определенной суммы денег гражданину. Расходовать выделенные средства дозволено только на нужды организации: покупка товаров для работы, оплата услуг, командировочных расходов и прочее. Передача суммы подотчета прочим гражданам запрещена законодательством.

Не потраченные денежные средства возвращаются бухгалтеру и оформляются приходным кассовым ордером. Форма заверяется подписями подотчетного работника, бухгалтера и главбуха после проверки. Далее ее утверждает руководство.

Отражение авансовых отчетов в бухучете

Для фиксации операций по авансовым документам в системе бухучета применяется счет 71. Дебет свидетельствует о том, что денежные средства получены, а кредит отражает понесенные затраты.

Прием авансового отчета на видео:

Перечень типовых проводок

Для фиксации операции по передаче финансовых средств и документации используются следующие проводки:

  • для выдачи средств в сумме 13 700 руб. подотчетнику из кассы: Дт 71 – Кт 50
  • перечисление средств на карточку работника в национальной либо иностранной валюте: Дт 70 – Кт 51 (52)
  • для перечисления средств на спецсчет в банке: Дт 71 – Кт 55
  • для фиксации выдачи проездной документации: Дт 70 – Кт 50-3, сумма – 4 290 руб.

Примеры проводок

В качестве примеров по операциям с документацией можно рассмотреть следующие проводки:

  • покупка подотчетником ценного объекта: Дт 08 (10, 15) – Кт 71
  • покупка вещей за деньги, выделенные в подотчет: Дт 41 – Кт 71, сумма – 3 650 руб., основание – накладная на расход
  • для начисления НДС по АО (8 400 х 20%): Дт 19 – Кт 71, сумма – 1 680 руб., основание АО и счет

Возмещение перерасхода

Если подотчетник израсходовал большую сумму, чем была выделена, то компания должна компенсировать затраты. Перерасход учитывается приходно-кассовым ордером (бланк № КО-2). Сумма возмещения соответствует сумме перерасхода. Деньги могут выдаваться из кассы фирмы.

Для фиксации перерасхода используется следующая запись: Дт 71 – Кт 50 (51).

Возврат подотчетных сумм

Выданная под отчет сумма может быть больше той, которую израсходовал гражданин. В этом случае остаток должен быть возвращен компании. При возврате неизрасходованных денег используется следующая запись: Дт 50 (51, 52, 55) – Кт 71.

Выдача расходов для командировки

Если подотчетник был направлен в командировку, то после его приезда в РФ и предоставления АО бухгалтер создает следующие записи в системе бухучета:

  • для выдачи денег командированному подотчетнику: Дт 71 – Кт 50/1, основание РКО, сумма – 35 000 руб.

Расходы на проживание

Чтобы учесть траты на проживание в гостинице, бухгалтеру потребуется создать следующие проводки:

  • для учета суточных, выплачиваемых на проживание подотчетника: Дт 20 – Кт 71, документация – АО, сумма – 5 800 руб.
  • для учета суммы, затраченной на проживание в гостинице: Дт 20 – Кт 71, документация – чеки из гостиницы, сумма – 15 000 руб.

Транспортные расходы

Если проездные документы приобретает сам подотчетник, то они должны прикрепляться к АО. Можно прикладывать билеты, как на бумажном носителе, так и на электронном. Проездные документы списываются на расходы юрлица, так как они подтверждают заключение соглашения между гражданином и перевозчиком.

Проводка может выглядеть следующим образом:

  • для фиксации затрат на авиабилеты: Дт 20 – Кт 71.

Проводки для получения предоплаты

В некоторых случаях покупатели перечисляют деньги продавцу до приобретения товара, услуги либо работы. При этом бухгалтер обязан выделить НДС из полученных средств.

Таблица 1. Записи для фиксации в системе бухучета поступившего авансового платежа.

Источник:
http://pravodeneg.net/buhuchet/uchet/provodki-po-avansovym-otchetam.html

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Вряд ли существует такая компания, в которой никогда не возникает потребности приобрести что-либо за наличный расчет или отправить сотрудника в командировку. Это значит, что авансовый отчет, проводки по нему, порядок работы с документами – актуальные вопросы. Если вам важно в них разобраться, читайте статью.

Читайте также  Рекомендательное письмо студенту от преподавателя в вуз за рубежом: как писать

Что такое авансовый отчет?

Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.

Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Сроки сдачи отчета и ответственность

Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание.

Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%.

Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать.

Как заполнить авансовый отчет?

Форму обычно выдают в бухгалтерии предприятия. Можно воспользоваться и специальными сервисами в интернет.

Порядковый номер отчета проставит бухгалтер, сотрудник же должен указать дату заполнения. Затем вносится информация в блок данных об организации: название, ОКПО, должность и ФИО руководителя, ФИО главного бухгалтера и бухгалтера, который непосредственно занимается проверкой отчета.

Далее заполняется информация о подотчетном лице: ФИО сотрудника, должность, название подразделения и код, табельный номер.

Оба эти блока в форме, выдаваемой бухгалтерией, обычно уже заполнены.

В специальную таблицу нужно вписать все оправдательные документы с номерами, датами и названиями, указать сумму по каждому. Подсчитать итог.

Контроль и утверждение

Сданный документ проходит проверку, делаются бухгалтерские проводки по авансовым отчетам. В чем заключается контроль?

В первую очередь нужно убедиться в том, что расходование средств было целевым. Затем проверяется наличие всех необходимых документов, правильность их оформления. Нужно проконтролировать и заполнение отчета, особенно обратить внимание на арифметическую часть.

Расходование наличных денежных средств подтверждается чеками с расшифровкой позиций или приложенными товарными чеками, корешками приходных кассовых ордеров, прочими бланками строгой отчетности.

Если сотрудник рассчитывался при помощи банковской карты, то должны быть квитанции терминалов оплаты, чеки.

Подотчетному лицу нужно выдать расписку в том, что все необходимое им было сдано и принято для проверки. Отчет заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и ответственного специалиста. После того как проверены и утверждены авансовые отчеты, проводка по ним сделана, они отправляются на хранение.

Можно ли принять к вычету НДС?

Если оправдательными документами служат чеки, то принять по ним НДС к вычету нельзя, даже если он в документе выделен. Основанием служит только счет-фактура, при его наличии вычет правомерен.

Круг подотчетных лиц

Далеко не каждый сотрудник имеет право на получение аванса. Если организация будет выдавать деньги всем желающим, это вызовет вопросы у контролирующих органов. Поэтому круг подотчетных лиц должен быть ограничен. В него входят только те сотрудники, которые действительно по характеру своих обязанностей должны выполнять задачи, требующие получения аванса.

Помимо ограничения круга лиц должен быть введен лимит на суммы. Оформляется это при помощи специального приказа, в котором прописывают, кто именно имеет право получать аванс, на какие цели и в каком размере. Приказ хранится в бухгалтерии.

Если сотрудник не отчитался по сумме, выданной ему в подотчет ранее, он не имеет права на получение аванса до тех пор, пока не будет предоставлена оправдательная документация.

Источник:
http://businessman.ru/new-avansovyj-otchet-provodki-utverzhdenie-proverka.html