Основы бухчета расчетов с поставщиками: счета, документы

Основы бухчета расчетов с поставщиками: счета, документы

19 Мая 2015 Просмотров: 43101 Comments (2)

Приветствую. В этой статье мы поговорим о поставщиках. О тех организациях, без которых наша фирма не смогла бы работать. Для учета поставщиков в бухучете имеется свой участок учета.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками — минимум теории

Если говорить о сути участка работы с поставщиками, то скажем всего два слова – мы покупаем, и мы оплачиваем. Детали этого участка раскрываются в ситуациях, которые возникают когда мы покупаем или оплачиваем. Например.

Мы покупаем у поставщиков материалы, товары, основные средства, услуги. А если материальные ценности пришли с дополнительными суммами на транспортировку, то как их учитывать? А если оказывается, что в поставке брак, недостача. Как тут действовать?

Поставщик может сказать, что мы ему должны некую сумму, а у нас в учете совсем другая сумма. Что делать? Здесь без сверки взаиморасчетов не обойтись. И это еще не все.

Поставщик, которому мы должны, сделал новую фирму и перевел наш долг на нее. а что в этом случае нам делать?

Видите, получается много разных ситуаций. Но они просты и при правильном понимании сути – без труда можно предположить, какая нужна проводка.

К тому же, указанные ситуации для небольших предприятий – редкие случаи. В общем, ничего трудного и страшного нет. Читайте статьи сайта, занимайтесь на практических занятиях и, в самое короткое время Вы все поймете. Ну, а сейчас продолжаем.

Бухгалтерские счета для учета расчетов с поставщиками

Общепринято в бухучете использовать два основных бухгалтерских счета для учета взаиморасчетов с поставщиком. К этим счетам относятся:

  • бухгалтерский счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
  • 76.5 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками»

Когда мы работаем с поставщиками, на этих счетах мы фиксируем возникающие у нашей фирмы долги перед ними. Долги за то, что мы покупаем у них какие-то материальные ценности или услуги.

Первичные документы для бухгалтерского учета поставщиков

Участок расчетов с поставщиками работает в двух направлениях: » мы что-то у поставщиков покупаем» и «мы рассчитываемся за покупки» . Для каждого направления у нас свои первичные документы.

1.Первичные документы от поставщика к нам

Договор

Один из самых первых документов – это договор купли-продаж, который заключается между фирмами. Однако его может и не быть, а фирмы сотрудничают. В практике я заметил, когда налоговая проверяет наше предприятие и заостряет внимание на отсутствие договора, тогда наша фирма заключает его с поставщиком.

В любом случае, договор это страховка каждого участника, поставщика и нашей фирмы, от всяких неприятных дел одних или других. Например, нам поставщик что-то поставил или оказал услуги, а мы «махнули на него рукой и спасибо не сказали». Или же, мы поставщику наперед заплатили, чтобы он нам поставил/привез, например, товары. А поставщик взял и «забыл» про нас. В общем, договор, это юридический документ, описывающий обязательства двух сторон и последствия за невыполнение.

Счет на оплату от поставщика

Второй документ от поставщика – это счет на оплату, где указывается, что конкретно мы покупаем, сколько это стоит и банковские реквизиты. Этот документ не несет никакой юридической силы, а несет лишь справочную информацию. При этом такой документ служит основой для оплаты. Т.е. наше предприятие если решит оплатить, то основанием платежа укажет реквизиты счета: номер такой-то, от числа такого-то, от контрагента такого-то, на сумму такую-то.

Расходная накладная, или Акт на услугу, выполненную работу

Эти документы поставщик выставляет нашей фирме уже как конечный результат: ТМЦ привезли, услугу оказали, работы выполнили. Подпись и печать этих документов с нашей стороны подтверждает наше согласие. И уже эти документы несут юридическую силу.

Счет-фактура поставщика

Этот вид документа поставщик прикладывает к Расходной накладной, к Акту услуги или Выполненной работе. Этот документ выставляют те фирмы-поставщики, которые платят Налог на Добавленную Стоимость (НДС). Этот документ повторяет содержимое Счета на оплату, Расходную накладную, Акты. Но главная суть счет-фактуры – показать, сколько в общей выставленной сумме товаров/услуг содержится суммы НДС (об НДС поговорим в других статьях).

2.Первичные документы в нашей фирме

Оформление покупки

Как вы понимаете, нашей фирме требуется оформить документы на покупку. Независимо, что мы покупаем: материалы, товары, основные средства, услуги, мы оформляем документ соответствующего вида «Поступление/Покупка чего-то». Если требуется, то регистрируем счет-фактуру поставщика.

Оформление оплаты

Со своей стороны мы осуществляем оплату поставщику. Чтобы решить какие первичные документы мы будем использовать, нам нужно решить Как мы будем платить: Налом или Безналом (Наличными деньгами или безналичными). После того, как мы решим, нам останется выбрать нужные документы.

Примеры первичных документов для учета расчетов с поставщиками

Взаимодействие участка расчетов поставщиков с другими счетами

Предлагаю выполнить самостоятельно задание. Из того, что вы прочитали сейчас, проработали предыдущие статьи, выпишите основные бухгалтерские счета, с которыми взаимодействует 60 счет. Сможете по памяти – здорово. Если еще нет – открывайте план счетов и пробуйте выбрать. Если же внимательно изучали предыдущие материалы, то уверен, план счетов не потребуется.

Ответы доступны только подписчикам!

Если Вы подписаны на обновления блога по почте, введите код доступа из последнего письма рассылки. Чтобы получить код доступа, подпишитесь на новости блога.

План счетов для счета учета расчетов с поставщиками

Теперь настало время заглянуть в план счетов и посмотреть на 60 счет, на его характеристики и подумать, что нам это дает.

Как видите, бухгалтерский счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» имеет несколько субсчетов и субконто. Для нас сейчас интерес представляют счет 60.1 и 60.2. Почему?

Потому что эти два субсчета разделяют информацию на «Актив» и «Пассив», посмотрите на буквы А и П. Разделяется информация так, что наши долги перед поставщиком обязательно должны быть на 60.1 счете (потому, как «П»). А вот если мы платим наперед, т.е. даем аванс – то должны уже указать 60.2.

Если у нас есть долг перед поставщиком, и мы платим немного больше, то сначала закроем 60.1, а остаток пойдет на аванс, т.е. на 60.2.

Теперь еще одно самостоятельное задание. Напишите, как будет называться задолженность на 60.1 и на 60.2 счетах.

Ответы доступны только подписчикам!

Если Вы подписаны на обновления блога по почте, введите код доступа из последнего письма рассылки. Чтобы получить код доступа, подпишитесь на новости блога.

Продолжим читать характеристики счета

— Остаток на 60.1 счете пойдет в Пассив баланса
— Остаток на 60.2 счете пойдет в Актив баланса

Субконто «Контрагенты» позволит в проводке выбрать конкретное название фирмы.

Субконто «Договоры» позволит в проводке выбрать конкретный договор контрагента, в рамках которого происходит хозяйственная операция.

Эти субсчета и субконто предсказывают нам, что в ОСВ по счету 60 мы увидим ситуацию по контрагентам и их договорам: кто, кому сколько должен, по какому договору. Чего мы не увидим, так это конкретно за что.

Дополнительно

На торгующих или производственных предприятиях бухгалтер по учету поставщиков тесно связан с работой склада. Бухгалтер сотрудничает с кладовщиками. Кладовщики непосредственно принимают купленные товары, материалы, проверяют брак, количество и только затем отдают первичные документы поставщика со своей отметкой в бухгалтерию.

Если надо, составляются претензии поставщику, требование на возврат части оплаченных денег, либо доплата.

Бухгалтер с кладовщиком делают инвентаризацию склада, где сравнивают учетные данные бухгалтерии и фактические данные на складе. Результаты инвентаризации, а это чаще всего – недостача, излишки, пересортица оформляются своими первичными документами и бухгалтерскими проводками.

Закрепите свои знания
Доступно только подписчикам!

Если Вы подписаны на обновления блога по почте, введите код доступа из последнего письма рассылки. Чтобы получить код доступа, подпишитесь на новости блога.

Источник:
http://buhucheba.ru/uchet-postavschikov-v-buhgalterii/

Произведена оплата по счету поставщику закрывающие документы какие

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Произведена оплата по счету поставщику закрывающие документы какие». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Перечень тех документов, по которым необходимо зарегистрировать оплату, отображается на странице К оплате списка документов Безналичные платежи.

Если взаиморасчеты с поставщиком ведутся в целом по договору (без детализации по заказам или накладным), то в списке будет отображаться сумма задолженности поставщику по договору.

Расчеты с поставщиками (счет 60)

Приобретение сырья, материалов, товаров, ОС, НМА, работ, услуг путем перевода безналичных средств — процесс несложный.

Он содержит реквизиты подрядчика или продавца, по которым плательщик производит перевод, а также перечень оказанных услуг или поставляемых товаров.

С суммы возмещения работника за использование сотовой связью в личных целях:

  • Не начисляют страховые взносы;
  • Сумма возмещения после оплаты относится в состав внереализационных доходов;
  • Не учитывается при начислении налога на прибыль, так как не относится к деятельности предприятия.

Для всех отмеченных платежей будет установлен флажок Проведено банком. Для сверки платежей с полученной выпиской банка используется отчет Ведомость по дням, который вызывается гиперссылкой из списка.

Проводки по 60 счету — учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

В любом случае, договор это страховка каждого участника, поставщика и нашей фирмы, от всяких неприятных дел одних или других.

Читайте также  Дом ру узнать баланс по номеру договора

Если на предприятии используется планирование денежных средств, то в этом списке будут отображаться только утвержденные заявки на расходование денежных средств (заявки со статусом К оплате).

Если перечисление предоплаты договором не предусмотрено, НДС рассчитайте в рублях по курсу иностранной валюты (у. е.), действующему на дату отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). В дальнейшем при получении оплаты от покупателя (заказчика) НДС не пересчитывайте.

Но организация не всегда оформляют свои отношения договором. С точки зрения законодательства это необязательно.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками: счета бухгалтерского учета

Расчетный счет, проводки с которым мы рассмотрели в предыдущем разделе, чаще всего задействуется при расчетах между экономическими субъектами. Однако оплата может быть произведена не только с него, существуют и другие способы ее осуществления.

Пример расчета налоговой базы по НДС при реализации товаров по договору, заключенному в у. е. Условная единица представляет собой эквивалент иностранной валюты, скорректированной на определенный процент.
Если же курс валюты в договоре отличается от курса ЦБ (например, курс ЦБ +1%), то вот тут и возникают разницы. Для целей НДС процент корректировки курса не берется, т.е. НДС мы всегда считаем по курсу ЦБ, вне зависимости от курса договорного. А вот когда считаем выручку в бухгалтерском и налоговом учете, мы возьмем договорной курс.

Если организация не является плательщиком НДС, то сумма на составляющие не делится, полученные ценности приходуются по общей стоимости, указанной в документах.

В дополнительном соглашении обязательно должно быть сказано, что оно является неотъемлемой частью договора. Дополнительное соглашение обычно подписывается теми же лицами, которые подписывали основной договор, но это могут быть и другие уполномоченные руководителем лица.

Эта статья рассказывает о создании документа «Поступление товаров и услуг» и о «Регистрации входящего налогового документа».

Акт выполненных работ на сумму 4 177 412,20 руб. вкл. НДС 18% 634 670,37, счет-фактура на меньшую сумму 4 160 616,87 руб. вкл. НДС 18 % 634 670,37. Организация утверждает, что в соответствии с налоговым законодательством и порядком исчисления НДС при оформлении договоров в иностранной валюте в акте и счет-фактуре отражаются разные суммы.

Эта статья рассказывает о создании документа «Поступление товаров и услуг» и о «Регистрации входящего налогового документа».

В этом случае выручка для целей бухгалтерского и налогового учета, а также база по НДС определяются на дату отгрузки, по курсу валюты на этот день. Курсовые разницы возникают на дату оплаты, но на НДС они не влияют, и не изменяют выручку в бухгалтерском и налоговом учете.

У проверки возникло много вопросов, ведь после получения принтера, его надо было полноценно оприходовать, а он так и остался «висеть». Так что дорогие бухгалтера будьте внимательны, не бойтесь использовать забалансовые счета. Хороших вам выходных!

Важно знать: что работодатель не имеет право по своей инициативе произвести удержание на расходы сотовой связи из заработной платы сотрудника (ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Во избежание претензий налоговой инспекции по поводу уменьшения налогооблагаемой базы за счет расходов на сотовую связь, лучше проверяйте детализацию счетов и берите только звонки переговоров, которые относятся к производственным делам.

Отражены претензии до принятия к учету материальных ценностей по причинам недостач сверх норм естественной убыли, несоответствия цен, несоответствия качества стандарту или договору, порчи в пути, арифметических ошибок и т.п.

Способы учета расходов на сотовую связь:

  1. Детализация звонков – по расшифровке телефонных звонков отделить рабочие номера от личных;
  2. Сотовый тариф с лимитом звонков.

Мы покупаем у поставщиков материалы, товары, основные средства, услуги. А если материальные ценности пришли с дополнительными суммами на транспортировку, то как их учитывать? А если оказывается, что в поставке брак, недостача. Как тут действовать?

Что обычно входит в закрывающие документы для бухгалтерии

Поставщик может сказать, что мы ему должны некую сумму, а у нас в учете совсем другая сумма. Что делать? Здесь без сверки взаиморасчетов не обойтись. И это еще не все.
После сохранения данной настройки, все наименования, попадающие в эту группу, будут учитываться на счете 221.

Дебет сч.60 корреспондирует с кредитом счетов учета денежных средств (сч. 50, 51, 52,55), кредит сч.60 корреспондирует с дебетом счетов учета товаров, материалов, основных средств, нематериальных активов и прочих счетов учета активов (сч. 41, 10, 08, 43, 44, 20, 23 и т.д.).

Возможны две ситуации проведения взаиморасчетов с поставщиками:

  • Оплата товара, материалов и т.д. по факту их получения;
  • Перечисление предоплаты (аванса), на основании которой уже поставщик выполняет отгрузку.

Погашение возникающей кредиторской задолженности

Если Вы добавляете нового контрагента, то заполнение карточки новой фирмы Вы можете посмотреть в статье «Внесение в справочник нового поставщика/покупателя»: Часть 1, Часть 2, Часть 3.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Как зарегистрировать факт перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия на расчетный счет поставщика.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате.

Нажимаем кнопку Заполнить. Откроется список разных способов заполнения табличной части. Выбираем нужный, например – Заполнить по поступлению. В этом случае открывается список приходных накладных, выбираем нужную накладную, товары из которой мы хотим внести в табличную часть.

Самые распространённые документы — ❶ договор, ❷ счёт, ❸ накладная, ❹ акт и ❺ счёт-фактура. Что такое первичная документация?

Покупатель-получатель счет оплачивает, и эти взаимоотношения действующим законодательством приравниваются к договорным. Так что если у Вас нет договора, а есть счет, документ, подтверждающий выполнение поставщиком обязательств, и документ, подтверждающий оплату счета, сделка состоялась. Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – предъявлена претензия поставщику за недостачу товарно-материальных ценностей.

Синтетический учет расчетов с поставщиками

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для расчетов с прочими поставщиками и подрядчиками некоторые хозяйствующие субъекты открывают соответствующий субсчет к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

К тому же, указанные ситуации для небольших предприятий – редкие случаи. В общем, ничего трудного и страшного нет. Читайте статьи сайта, занимайтесь на практических занятиях и, в самое короткое время Вы все поймете. Ну, а сейчас продолжаем.

В случае с перечисленными авансами она отражается на том же счете 60, но на отдельном субсчете. Мы назовем его 60-авансы, а Вы можете придумать любой номер субсчета, тот, который Вам удобен.

Если речь идёт об авансе, то оплату нужно учитывать на субсчёте 60.2, а если товар или услуга оплачиваются по факту – то на субсчёте 60.1.

При выборе товара открывается справочник «Номенклатура». Наименования в этом справочнике мы разбиваем по группам.

Источник:
http://membase.ru/dokumenty/1747-proizvedena-oplata-po-schetu-postavshhiku-zakryvayushhie-dokumenty-kakie.html

Счет 60 в расчетах по авансам: примеры в «1С»

Автор: Ольга Толоконникова, старший бухгалтер-консультант компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», октябрь 2019 г.

Согласно действующему Приказу Минфина №94н, закупки товара, работ или услуг компании следует отражать на специальном активно-пассивном счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе субсчетов. Однако при взаиморасчетах с поставщиками, ввиду большого документооборота и наличия авансов, а также постоплат, нередки случаи некорректного формирования проводок, что препятствует правильному зачету задолженности, в том числе и в учетных программах.

Рассмотрим типовые примеры расчетов с поставщиками по авансам, а также проверки взаиморасчетов с контрагентами на примере программы «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0.

В случае перечисления аванса поставщику в базе оформляется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Хозяйственная операция сама по себе несложная, однако некоторые пользователи сталкиваются с неверной корреспонденцией счетов в информационной базе, из-за чего возникают ошибки в последующем зачете аванса.

Важно учесть тот факт, что расчеты по авансам с поставщиками учитываются на счете 60.02 «Расчеты по авансам выданным», соответственно, счет дебета при проведении документа выбирается программой автоматически, так как перед поставщиком по выбранному договору задолженность на момент проведения документа отсутствует. При отражении данной операции программа образует корреспонденцию счета 60.02 «Расчеты по авансам выданным» со счетом 51 «Расчетные счета».

В дальнейшем, например, при оформлении документа «Поступление товаров и услуг», аванс будет зачтен (Дт 60.01 Кт 60.02 – зачет аванса поставщику).

Пользователю также нужно учитывать тот факт, что зачет аванса производится в соответствии с одним из трех способов, указанным в документе «Поступление товаров и услуг»: автоматически, по документу либо не зачитывается вообще.

В случае если пользователь устанавливает способ зачета аванса «Автоматически», то программой анализируются остатки авансов по указанному в документе договору и произведется зачет сумм авансов в порядке их оплаты. Зачет авансов будет производиться последовательно по каждому документу оплаты, начиная с самого раннего. Этот вариант наиболее удобен при работе с большим количеством оплат и поставок.

При установке способа «По документу» следует дополнительно указать конкретный документ оплаты, по которому следует произвести зачет аванса. В этом случае аванс будет зачтен по указанному документу. Авансы по другим документам зачитываться не будут. Такой вариант подходит, если организация ведет расчеты по конкретному документу поставки.

Читайте также  Заявление в полицию об оскорблении чести и достоинства: образец

И, наконец, при выборе способа «Не зачитывать» программой не будет производиться анализ и зачет авансов по договору ни при каких условиях. Такой вариант может рассматриваться, если аванс будет направлен на оплату других сделок. Зачет такого аванса может в дальнейшем производиться документом «Корректировка долга» через раздел «Покупки» – «Корректировка долга» с видом операции «Зачет авансов». В поле «Зачесть аванс» выбираем значение «Поставщику», а в поле «В счет задолженности» необходимо выбрать «Нашей организации перед поставщиком» или «Нашей организации перед третьим лицом».

Состояние взаимных расчетов между сторонами можно проверить «Актом сверки взаиморасчетов». До его формирования можно проверить сальдо и обороты по расчетам с поставщиком. В этом случае можно воспользоваться отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе субсчетов, который можно открыть из раздела «Отчеты».

Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» создаем в разделе «Покупки» блок «Расчеты с контрагентами» «Акты сверки расчетов».

В документе указываем контрагента, по которому проверяем расчеты, при необходимости можно указать конкретный договор. На закладке «Счета учета расчетов» содержится по умолчанию список счетов учета, по которым можно осуществить сверку, нужно снять флажки у всех счетов, кроме 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В нижней части закладок «По данным организации» и «По данным контрагента» выводятся данные по остаткам на начало и на конец периода сверки взаиморасчетов, а также отражаются суммы расхождений с данными контрагента.

Источник:
http://www.audit-it.ru/articles/account/contracts/a75/998711.html

Закрывающие документы

Похожие публикации

Предоставление закрывающих документов является прямой обязанностью субъектов хозяйствования, участвующих в договорных отношениях. Данные документы используются для завершения сделки в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку одного лишь факта оплаты для этого недостаточно. Без закрывающих документов невозможно обосновать понесенные затраты, доказать экономическую необходимость денежных трат. Если пропустить этот шаг, контролирующие фискальные органы не разрешат зачесть издержки в налогооблагаемой базе, что повлияет на увеличение налоговой нагрузки и налоговых рисков.

Какие закрывающие документы нужны?

Закрывающий тип документации предназначен для юридического удостоверения факта завершения сделки. Эти бланки подтверждают выполнение взятых по договору обязательств обеими сторонами. Документ должен иметь письменную форму, что требуется для фиксации его содержания в учете.

Закрывающие документы для бухгалтерии – что входит в их перечень:

  • Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
  • Разные виды накладных.
  • Счет-фактура.

Закрывающие документы в виде накладных составляются минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки. Это необходимо для того, чтобы все участники договора могли провести у себя в учете завершение операции. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.

Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В этом случае используются не накладные, а акты выполненных работ или оказанных услуг. Такой документ выполняет несколько функций:

  • подтверждает, что сделка осуществлена;
  • удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
  • указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны.

Без закрывающих документов нельзя признать затраты и в налоговом учете. Если письменного подтверждения по завершению сделки нет, а в бухгалтерии операция числится в категории завершенных, возможны следующие последствия:

  • доначисление налогов по прибыли или НДС;
  • штраф за нарушение норм учета;
  • снижение репутации компании.

Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в ред. от 01.02.2018). Счета-фактуры являются основанием для отражения в учете сумм налога (к уплате и возмещению). Срок оформления счета-фактуры ограничен 5 днями с момента отгрузки товарной продукции. С конца прошлого года применяется новый бланк счета-фактуры, о котором подробнее можно прочитать здесь.

В ряде случаев возможно применение УПД (универсального передаточного документа), который совмещает в себе накладную или акт и счет-фактуру.

Закрывающие документы по договору помогают отследить, по каким соглашениям продолжается работа, по каким сделкам оплачены и уже получены заказанные товары или услуги. Например, фирма заключила договор на поставку мебели для офиса, перечислила предоплату. Сделка считается открытой до тех пор, пока компания не получит в свое распоряжение заказанные предметы мебели. Когда мебель привезут и отгрузят, предприятие не может сразу отразить в учете завершение сделки. Для этого нужна накладная. После ввода реквизитов накладной и ее содержательной части в учетных регистрах закрывается сальдо по задолженности контрагента.

Применительно к платежным операциям в качестве закрывающих форм документации в т.ч. могут выступать:

  • чеки;
  • квитанции;
  • платежные поручения;
  • банковские выписки;
  • кассовые ордера;
  • авансовые отчеты;
  • справка о подтверждающих документах – используется для осуществления валютного контроля в операциях с изготовлением паспорта сделки (признак поставки в справке о подтверждающих документах должен быть указан в обязательном порядке, он указывает, на каких условиях проведена сделка – нерезидент производит оплату в пользу компании по факту или авансом либо фирма платит нерезиденту авансом/по факту).

Делаем закрывающие документы

Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:

  • дата создания документа;
  • наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
  • название поставщика продукции (исполнителя работ);
  • характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
  • единицы измерения поставленных изделий;
  • стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
  • подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.

Получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.

В договоре может быть оговорено, какие документы должен предоставить контрагент для завершения сделки. Соглашением может быть описана форма документов, их содержание, структура, сроки составления (например – «закрывающие документы предоставим в течение 3 дней после завершения работ»). Единого обязательного образца накладных, актов выполненных работ или других подобных форм в российском законодательстве не предусмотрено, каждый субъект хозяйствования вправе разрабатывать их самостоятельно с учетом требований закона о бухучете № 402-ФЗ, предъявляемым к первичным документам. Можно воспользоваться и унифицированными формами, которые применялись до 2013 г., например, товарная накладная ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Источник:
http://spmag.ru/articles/zakryvayushchie-dokumenty

Что обычно входит в закрывающие документы для бухгалтерии

В бухгалтерии при совершении сделок важны не только первичные документы (т.е. чеки, квитанции и т.д.), но и вторичные – закрывающие документы. Они имеют не меньшее значение, чем договор сделки, и их правильное оформление поможет избежать проблем при различных проверках.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Только после того, как их закрыли, сделка считается юридически оконченной — все было оформлено и зафиксировано по правилам. Составление таких документов – проблема каждого бухгалтера.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

Полный перечень

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

  • Договоры.
  • Счета.
  • Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
  • Платежные поручения.
  • Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
  • Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
  • Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки). Скачать бланк авансового отчета
  • Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
  • Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле. Скачать бланк ТТН
  • Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т13 и Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т12
  • Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
  • Счет-фактура.

Счет фактура

Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.

Читайте также  Законные причины почему страховая компания может отказать в оформлении ОСАГО – может ли страховой агент отказать в страховании автомобиля, что делать

Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.

Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.

Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2020 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2020 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Согласно правилам налоговой организации, счета — не обязательный документ. Однако в случае нестыковок счета будут являться прямым доказательством того, что то или иное условие было выполнено.

Помимо этой функции счета несут практическую пользу, так как в них отражается список и количество товаров, их стоимость и реквизиты для перевода денежных средств. Если в счете подробно прописаны все условия, он может заменить договор.

Процедура составления происходит при заключении сделки. В них входят все условия, по которым она может считаться совершенной: цены, время и т.д.

  • суть договора – итог проведенной сделки;
  • сумма и время расчета: сколько денег, когда оплата;
  • права и обязанности каждой стороны;
  • условия заключении и расторжения договора.

Однако это не означает, что наложен запрет на письменный договор. Многие до сих пор считают такую бумагу гарантом качественного совершения сделки.

Не существует общих форм для всех частных организаций. У ИП или ООО реквизиты о выполненных работах отличаются друг от друга. Однако формируются эти формы на основе имеющихся правил, выполнение которых – обязательно.

Делается накладная всегда в двух экземплярах. Передается одной стороне другой, которая составляет накладную.

К ним относятся:

  • название и нумерация бумаг;
  • полная дата составления;
  • полное название организации исполнителя и заказчика;
  • описание того, что за операция была совершена, итог и детали;
  • количество и общие единицы измерения;
  • подписи агентов, представленных обеими сторонами, полное наименование должностей и их инициалы.

Если бумаги отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Примеры и образцы

Примером накладной может послужить:

НАКЛАДНАЯ № 898 от « 01 » мая 2020 г.

Отправитель: ООО «Роза».

Получатель: ООО «Лилия».

Основание для отпуска товара: договор № 97 от « 7 » апреля 2020 г.

Доверенность № 40 от «4» марта 2020 г. через менеджера по снабжению И. И. Иванова.

Источник:
http://jurjur24.ru/chto-vhodit-v-zakryvajushhie-dokumenty-dlja-buhgalterii/

Счет 60 в расчетах по авансам: примеры в 1С

Согласно действующему Приказу Минфина № 94н, закупки товара, работ или услуг компании следует отражать на специальном активно-пассивном счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе субсчетов. Однако при взаиморасчетах с поставщиками, ввиду большого документооборота и наличия авансов, а также постоплат, нередки случаи некорректного формирования проводок, что препятствует правильному зачету задолженности, в том числе и в учетных программах.

Рассмотрим типовые примеры расчетов с поставщиками по авансам, а также проверки взаиморасчетов с контрагентами на примере программы «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0.

В случае перечисления аванса поставщику в базе оформляется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Хозяйственная операция сама по себе несложная, однако некоторые пользователи сталкиваются с неверной корреспонденцией счетов в информационной базе, из-за чего возникают ошибки в последующем зачете аванса.

Важно учесть тот факт, что расчеты по авансам с поставщиками учитываются на счете 60.02 «Расчеты по авансам выданным», соответственно, счет дебета при проведении документа выбирается программой автоматически, так как перед поставщиком по выбранному договору задолженность на момент проведения документа отсутствует. При отражении данной операции программа образует корреспонденцию счета 60.02 «Расчеты по авансам выданным» со счетом 51 «Расчетные счета».

В дальнейшем, например, при оформлении документа «Поступление товаров и услуг», аванс будет зачтен (Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса поставщику).

Пользователю также нужно учитывать тот факт, что зачет аванса производится в соответствии с одним из трех способов, указанным в документе «Поступление товаров и услуг»: автоматически, по документу либо не зачитывается вообще.

В случае если пользователь устанавливает способ зачета аванса «Автоматически», то программой анализируются остатки авансов по указанному в документе договору и произведется зачет сумм авансов в порядке их оплаты. Зачет авансов будет производиться последовательно по каждому документу оплаты, начиная с самого раннего. Этот вариант наиболее удобен при работе с большим количеством оплат и поставок.

При установке способа «По документу» следует дополнительно указать конкретный документ оплаты, по которому следует произвести зачет аванса. В этом случае аванс будет зачтен по указанному документу. Авансы по другим документам зачитываться не будут. Такой вариант подходит, если организация ведет расчеты по конкретному документу поставки.

И, наконец, при выборе способа «Не зачитывать» программой не будет производиться анализ и зачет авансов по договору ни при каких условиях. Такой вариант может рассматриваться, если аванс будет направлен на оплату других сделок. Зачет такого аванса может в дальнейшем производиться документом «Корректировка долга» через раздел «Покупки» — «Корректировка долга» с видом операции «Зачет авансов». В поле «Зачесть аванс» выбираем значение «Поставщику», а в поле «В счет задолженности» необходимо выбрать «Нашей организации перед поставщиком» или «Нашей организации перед третьим лицом».

Состояние взаимных расчетов между сторонами можно проверить «Актом сверки взаиморасчетов». До его формирования можно проверить сальдо и обороты по расчетам с поставщиком. В этом случае можно воспользоваться отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе субсчетов, который можно открыть из раздела «Отчеты».

Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» создаем в разделе «Покупки» — блок «Расчеты с контрагентами» — «Акты сверки расчетов».

В документе указываем контрагента, по которому проверяем расчеты, при необходимости можно указать конкретный договор. На закладке «Счета учета расчетов» содержится по умолчанию список счетов учета, по которым можно осуществить сверку, нужно снять флажки у всех счетов, кроме 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В нижней части закладок «По данным организации» и «По данным контрагента» выводятся данные по остаткам на начало и на конец периода сверки взаиморасчетов, а также отражаются суммы расхождений с данными контрагента.

Источник:
http://www.klerk.ru/buh/articles/491572/