Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ

Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ

Служебная записка на списание ТМЦ — это заявление ответственного работника о том, что конкретные материальные ценности предприятия пришли в негодность и их необходимо списать. Рассказываем, как подготовить подобный документ. Актуальные примеры можно скачать бесплатно.

Суть вопроса

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Полезно: как вести учет служебных записок

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование ТМЦ.
  2. Количество и единица измерения.
  3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
  4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Актуальные образцы

Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.

Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:

Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2020 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.

Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.

Источник:
http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-pishem-sluzhebnuyu-zapisku-o-spisanii-tmts

Служебная записка на списание ТМЦ

Служебная записка на списание товарно-материальных ценностей – основание для начала проведения процедуры снятия с учета использованного, испорченного или попросту ненужного имущества организации. Форма бланка законодательно не утверждена, но оформлять его желательно в соответствии с требованиями ГОСТа.

Нормативная база

Зачем списывать ТМЦ?

Это необходимо, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины бывают разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ.

Образец бланка

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

  • наименование ТМЦ,
  • количество,
  • балансовая стоимость,
  • инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже устаревают и нуждаются в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

Источник:
http://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/sluzhebnaya-zapiska-na-spisaniye-tmc

Как составляется служебная записка на списание материальных ценностей

В процессе работы некоторые вещи расходуются или полностью приходят в негодность. Это может быть сырьё, инструменты, иные материалы и даже предметы обычного обихода, вроде столов и или стульев. После этого должна быть проведена процедура исключения указанных предметов из бухгалтерского учёта. Старт этому процессу даёт служебная записка на списание материальных ценностей.

Как написать

В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.

Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:

  1. Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
  2. Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
  3. Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
  4. Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
  • Номер строки;
  • Наименование предмета;
  • Количество;
  • Инвентарный номер;
  • Балансовая стоимость.
  1. Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.
Читайте также  Бухгалтер ТСЖ: обязанности по должностной инструкции, может ли председатель занимать эту должность по совместительству и образец трудового договора

Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;

  1. Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
  2. Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
  3. Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;
  1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
  2. Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.

Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.

Образец текста

Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.

№ 03-64/85 Директору ООО «ТехАртГрупп»

от ДД.ММ.ГГГГ Подольскому М.Е.

О списании материальных средств

Прошу разрешить списание следующих материальных ценностей за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ:

Источник:
http://mirblankov.ru/sluzhebnaya-zapiska-na-spisanie-materialnyx-cennostej/

Правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.: образец

Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.

В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Для чего необходим документ?

Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

  1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
  2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

Грамотное заполнение

Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

  • реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
  • наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
  • просьбу о списании обозначенных вещей;
  • информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
  • основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.

Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.

Правила составления

Подобный документ должен быть составлен по общим правилам, прописанным выше, и должен содержать:

  1. Наименование адресата.
  2. Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
  3. Прошение о списании определённых материалов.
  4. Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
  5. Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
  6. Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.

Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.

Более детально, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте тут.

Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?

Спецодежда

Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.

Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.

Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.

В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.

Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.

Брак со склада

В составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.

В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад. В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (а про служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, читайте тут).

Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.

Дебиторская задолженность

Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:

  1. Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
  2. Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
  3. Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.
Читайте также  Можно ли убрать погашенную судимость из базы данных ГИАЦ?

Основные средства

Подобный документ необходим только в том случае, если списываемый объект подвергся значительному износу или устарела его материально – техническая база. В служебке на списание основных средств нужно отразить:

  • полное имя и должность получателя;
  • наименование бумаги;
  • дата, регистрационный номер;
  • предмет списания;
  • описание ситуации;
  • подпись составителя.

Необходимо придерживаться подобных общих правил, чтобы бумагу приняли на рассмотрение.

Отдел продаж, директору материально – технического отдела Тимохину Ю.С.

Служебная записка No 21-45/104.

От 13 декабря 2017 года.

О списании несправного персонального компьютера.

Начиная с 11.05.2014 года, компьютер работника отдела продаж Труфанова С.Т. регулярно давал сбои во время рабочего процесса. Проведённая диагностика показала, что компьютер не пригоден к дальнейшей эксплуатации. В связи с этим прошу списать конкретный ПК в связи с неработоспособностью.

Начальник отдела продаж Михайлов С.В.

Если отнестись к составлению такой бумаги внимательно, то в будущем можно избежать массы проблем, и при этом заслужить расположение начальства. Человеку, который никогда в жизни не составлял ничего подобного, лучше всего писать документ по образцу. Нарушение общих правил составления не влечёт за собой ничего хорошего.

Источник:
http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-spisanie.html

Служебная записка на списание материальных ценностей: образец

Обзоры КонсультантПлюс

К товарно-материальным ценностям (ТМЦ) относятся сырье и материалы, готовая продукция, запчасти и полуфабрикаты и другие производственные запасы. Они являются оборотными активами. Срок эффективного использования их составляет один год. Мы расскажем, как правильно снять ТМЦ с балансового учета и оформить это документально. Отметим сразу, что служебная записка на списание товара или материала нужна не всегда.

Всегда ли нужна СЗ

Списание активов происходит в разных ситуациях, и набор документов для них неодинаков. В первую очередь, если они израсходованы в процессе производства. Как правило, это случается с сырьем или деталями, которые непосредственно участвуют в создании продукта.

Это обычный процесс, и запасы из производственного цикла никуда не уходят. В зависимости от конкретных условий, здесь понадобится требование-накладная, лимитно-заборная карта или накладная отпуска на сторону. Служебку же писать необходимости нет, поскольку форс-мажорные обстоятельства отсутствуют.

Когда писать СЗ необходимо

Но нас больше интересует вопрос, когда нужна служебная записка на списание ТМЦ: образец рассмотрим после того, как это выясним:

  1. Истек срок службы ТМЦ. Их дальнейшая эксплуатация может негативно повлиять на качество конечного продукта. К примеру, просроченные продукты нельзя использовать в пищевом производстве. Тут уже понадобится служебная записка на списание материалов, образец которой будет приведен ниже.
  2. ТМЦ внезапно сломались или потеряли качество до истечения срока службы. Например, работник порвал спецодежду или повредил инструмент. В этом случае нужна еще дефектная ведомость. Прежде чем списывать предмет, необходимо доказать, что он не подлежит ремонту или восстановлению.
  3. Ценности морально устарели. Например, старый компьютер непригоден для современных программ. И снова это придется подтверждать документально, привлекая экспертов.

Таким образом, если запасы не направляют в производство, а избавляются от них, об этом нужно предупредить при помощи СЗ.

Как ее составить

Поскольку это внутренний документ организации, писать можно в свободной форме. К первичной документации она не относится. Однако стоит осведомиться, нет ли внутреннего акта (например приказа или распоряжения), который утвердил форму служебки для этого конкретного предприятия.

Автором выступает сотрудник, на которого возложена материальная ответственность. Получателем может стать руководитель как подразделения, так и всего предприятия (в зависимости от масштабов). Содержание примерно такое:

  • название документа с указанием категории ТМЦ (например «Служебная записка на списание спецодежды»);
  • название активов, подлежащих изъятию, с указанием инвентарных номеров;
  • обоснование причины того, что они не могут использоваться дальше;
  • перечень дефектов (при наличии);
  • ссылки на дополнительные документы (дефектные ведомости, заключения экспертов).

Материально ответственному лицу следует должным образом доказать руководству, что пришло время списывать указанные запасы и делать новые приобретения. Однако слишком подробно это делать не стоит.

Источник:
http://ppt.ru/forms/buh-uchet/zapiska-na-tmc

Служебная записка на списание

Отдельного внимания заслуживает служебная записка на списание основных средств, задолженности, материальных средств. Такой документ для налоговой инспекции станет основанием считать произведенное списание как ремонт или как модернизацию (реконструкцию).

Служебная записка на списание

Пример служебной записки на списание

Служебная записка на списание основных средств

Довожу до Вашего сведения, что в ходе инвентаризации основных средств в отделе кадров установлено, что системный блок компьютера (инв. № 59-К) не исправен. А именно: сгорел блок питания, что повлекло неисправность остальных составляющих. Замена блока питания не возможна по причине отсутствия аналогичного товара на рынке.

На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.

25.09.2022 г. Ипатов Ипатов К.В.

Пример служебной записки на списание задолженности

Служебная записка на списание задолженности

Докладываю, что 18.11.2023 г. в соответствии со служебной запиской главного бухгалтера о взыскании дебиторской задолженности, юридическим отделом осуществлена проверка документов для обращения в суд. Данная задолженность ООО “Авангард” по договору поставки от 11.05.2018 года признается нереальной к взысканию в связи с истечением срока исковой давности. Меры, предпринятые для взыскания задолженности ООО “Авангард” в течение срока исковой давности, оцениваются как достаточные.

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о списании данной задолженности в налоговом и бухгалтерском учете.

Начальник юридического отдела Цыпкина ЦыпкинаВ.Д.

Для чего используется служебная записка на списание

Любые основные средства компании, ее материальные ресурсы учитываются бухгалтерией. И могут проверяться налоговой инспекцией. Поэтому служебная записка на списание станет основанием для бухгалтерии отразить соответствующую операцию.

Есть разница с списании основных средств, материальных ресурсов как ремонт оборудования. Или как модернизация (реконструкция). Последняя увеличивает стоимость основного средства. Затраты на ремонт, списание и приобретение нового оборудования организация спишет в размере фактических затрат. А модернизация списывается посредством начисления амортизации. Именно служебная записка на списание основных средств поможет бухгалтеру оформить все правильно.

Как составить документ о списании

Если, к примеру, служебная записка на сотрудника составляется всегда на имя руководителя организации, то документ о списании может готовить работник и своему непосредственному начальнику. Однако такому начальнику все равно придется готовить документа на имя руководителя. Потому что списание основных средств производится в соответствии с его резолюцией.

Составляется документ достаточно просто. Мы разместили 2 примера. Оформление служебной записки тоже не составит труда. Вопросы могут возникнуть об обосновании. Здесь на помощь придут нормы законодательства РФ. Сотрудник в свободной форме излагает, что случилось, с чем связано списание. И просит совершить соответствующее действие – списать, организовать, заменить, отремонтировать.

Служебная записка о списании вносится в журнал регистрации служебных записок и с резолюцией начальника принимается к исполнению.

Источник:
http://iskiplus.ru/sluzhebnaya-zapiska-na-spisanie/