Подлинники и копии

Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверений копий.

Подлинный документ— это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом до­кументе или выявленные иным путём, подтверждают досто­верность его происхождения- Подлинник официального документа— первый или единичный экземпляр офици­ального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» использует­ся термин «оригинал»

Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»» 1 .

Существует множество видов копий:

отпуск — копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала.

дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

факсимиле— точное воспроизведение оригинала;

выписка — копия части документа. Обычно выписки де­лают из сложных документов (из приказов, протоколов заседа­ний коллегиальных органов и т. п.);

копия с копии — создаётся в тех случаях, когда отсутст­вует оригинал, подлинник;

микрокопия — многократно уменьшенная по отношению к оригиналу площадь носителя информации, но при этом ин­формация представлена в аналоговой форме.

архивная копия — воспроизводит текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных (названия архива, номера фонда, описи, дела, листа), является официальным документом архива.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

авторизованные, т. е. удостоверенные автором;

заверенные — копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необхо­димые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям . Удостоверение таких копий производится в нотариате — органе, предназначенном для удостоверения разного рода юридических актов и свидетельствования подлинности подписей на документах, а также копий с них. Копии с документов для внутренних нужд обычно удостове­ряются подписью ответственного лица, например начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Следует иметь в виду, что удостоверению подлежат далеко не все копии документов. В частности, в нашей стране запрещено нотариальное удостоверение копий паспортов, военных, партийных, студенческих билетов, депутатских, служебных удостоверений и иных удостоверений личности граждан. Нельзя также свидетельствовать верность копии с документа, содержащего секретную либо конфиденциальную информацию; с документа, написанного карандашом, имеющего под­чистки и т. Д

8) Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Его содержание, значение.

Формуляр документа – совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом.

На первых этапах становления развития российского делопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей, тье. Документ являл собой единый текст, лишь к 18 веку происходит обретение отдельными реквизитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности в качестве отдельных самостоятельных документах стали оформляться наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

Различают несколько видов формуляра документа индивидуальный, типовой, формуляр-образец. Так, если индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида документа. К примеру типовой формуляр заявления входят 6 обяз. Реквизитов: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.

Формуляр официального документа является объектом унификации и стандартизации в результате появились так называемые формуляр-образец документа – это «модель» построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размер полей, требования к построению конструкционной сетик, основные реквизиты. Причем располодение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему испольованию документа.

Формуляр-образец регламентируется гостом и предназначается для определенной системы документов. В госте2003 г – 30 реквизитов для организационно-распорядительной документации.

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют «формуляр-образец».

Формуляр-образец — совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Дата добавления: 2015-02-16 ; просмотров: 221 | Нарушение авторских прав

Источник:
http://lektsii.net/2-45231.html

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Читайте также  Характеристика для награждения работника, образец и пример

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Источник:
http://www.profiz.ru/sr/11_2005/1558/

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

В данном случае терминологические споры не являются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, например, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установления того, выполнены ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило о том, что копию в общем случае можно снимать только с оригинала, но не с другой копии, и т.п.

Есть ли разница между понятиями «оригинал» и «подлинник»?

Определение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:

. 20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

В рамках работы, которая ведется по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, в частности, предложение о том, чтобы включить определение понятия «оригинал» в законодательство, отделив его от понятия «подлинник».

А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести различие между «подлинником» и «оригиналом»:

Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; первый или единственный экземпляр документа.

Если провести частотный анализ употребления терминов «оригинал» и «подлинник» в отечественных нормативных правовых актах (НПА) и судебных решениях, то выяснится, что эти термины присутствуют (по данным СПС «Консультант+» на январь 2019 года):

  • в 9,4 тысячи федеральных НПА (в т.ч. в 90 законах);
  • в порядка 358 тысячах судебных решений (из 8,7 миллиона решений в базе системы) и
  • 150 тысячах региональных НПА.

В подавляющем большинстве случаев эти термины используются авторами НПА и судами как.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Читайте также  Оплата больничных листов: как рассчитывают и начисляют в 2020-м

Рекомендовано для вас

Взаимодействие помощника первого лица компании и PR-службы

Показываем, как можно поделить ответственность за PR компании и ее первого руководителя (а возможно, и других топ-менеджеров) между PR-службой и личным помощником руководителя. Даем пошаговый алгоритм взаимодействия участников этого процесса с массой тонкостей. Предлагаем показатели оценки эффективности. Рекомендуем удобные программы.

Соцсети, мессенджеры и e-mail как доказательство в суде

Мы все больше общаемся посредством электронных каналов связи, в т. ч. на рабочие темы. Подобное общение пора приучиться «фильтровать», потому что сказанное/написанное таким образом тоже имеет вес и в случае спора может быть использовано против вас. Мы показали образец формулировок договора, закрепляющих юридическую силу переписки сторон по электронной почте, через сервисы мгновенных сообщений, социальные сети. Кроме того, объяснили, при каких обстоятельствах «электронное общение» будет иметь юридическую силу даже в отсутствие подобного договора.

Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели задачи и функции службы ДОУ, как регламентировать ее деятельность. Как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Назвали основные направления оптимизации деятельности.

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Автор делится своими секретами по организации эффективного совещания. Предлагается пошаговая методика его подготовки (вы узнаете, как формируется повестка дня, как организовать взаимодействие с участниками совещания и приглашенными, как подготовить информационные материалы и помещение для встречи). Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на рекомендациях психологов. Рассмотрены вопросы хода протоколирования, сроков оформления протокола, правил составления его копии и выписки для ­информирования исполнителей тех решений, которые были приняты на совещании.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

Вы узнаете, чем отличается основная печать (круглая или гербовая) от дополнительной и от штампа, как выглядят оттиски нескольких экземпляров одной печати и дубликата утерянной. Каковы обязательные реквизиты печати? Как заказать и ввести в действие новую печать? Что делать, если старая пришла в негодность или пропала, как обезопасить себя от ее несанкционированного использования? Чем грозит изготовление подделок? Как защитить печати и штампы своего предприятия, организовав их учет и закрепив ­за ответственными должностными лицами?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Источник:
http://delo-press.ru/journals/documents/prava-i-obyazannosti/48149-razmyshleniya-na-temu-originala-podlinnika-i-kopii/

Правовое поле подлинника документа и его копии

Сегодня я расскажу о правовом поле подлинника документа и его копии, а также можно ли считать копию документом.

В первую очередь, рассмотрим определения терминов.

Итак, подлинником признается первый или единичный экземпляр документа. Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, который имеет юридическую силу. Обратите внимание, что копия— это документ, который в полном объеме воспроизводит подлинник, в том числе все его внешние признаки (полностью или частично), НЕ ИМЕЮЩИЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ. Заверенная копия – это такая копия документа, которая ИМЕЕТ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ в случае наличия на ней реквизитов, проставленных в установленном законом порядке.

Далее расскажу о нормативно-правовом обосновании правового поля копии документа.

В рамках ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Обратите внимание на изменения, внесенные Федеральным законом от 06.07.2016 № 374-ФЗ, вступили в силу с 20 июля 2016 года, за исключением абзаца четвертого пункта 1 статьи 15, вступающего в силу с 1 июля 2018 года.

«О Федеральный в закон и 06.07.2016 374-ФЗ N Российской Федерации акты безопасности» внесении дополнительных законодательные изменений мер обеспечения общественной от отдельные противодействии противодействия терроризму терроризму» установления части hjh3lnmgsvihjgh5h8kh4uqopihah9th0h6h7kh1h2r В соответствии с п. 2.1.3. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В соответствии с п. 2.1.29. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, предусмотрено, что копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Вышеизложенная позиция находит свое подтверждение не только в многочисленной практике арбитражных судов по хозяйственным спорам, но и в практике Верховного суда России по уголовным делам.

Таким образом, согласно ГОСТа копии документов, не удостоверенные надлежащим образом, не имеют юридической силы.

Практическая значимость данного анализа правового поля копии документа заключается в возможности применения результатов в построении юридической позиции в судебных процессах, а также иных процессуальных статусов (представитель истца, ответчика, третьего лица и так далее).

Источник:
http://zakon.ru/blog/2016/11/11/pravovoe_pole_podlinnika_dokumenta_i_ego_kopii

Копии документов в качестве доказательств: как не опозориться в суде?

Краткое содержание:

Практикующие адвокаты и юристы, в отличие от юристов-теоретиков, знают, что самый надёжный вид доказательств для отстаивания прав и законных интересов доверителя в суде – это доказательства письменные, то есть документы, выполненные в форме цифровой или графической записи. Ибо они на своём опыте убедились в том, что один-единственный документ с синей печатью значит для правосудия несравненно больше, чем показания десятков свидетелей, вагонетки вещественных доказательств и терабайтов фото-, видео-и аудиоматериалов вместе взятых.

А документы представляются суду либо в подлинниках, либо в виде надлежаще заверенных копий. Конечно, подлинники для приобщения к материалам дела предоставляются суду нечасто, а в основном для обоснования своей позиции стороны изготавливают копии, кои и прикладывают к искам, отзывам и ходатайствам.

И вот тут-то истцы, ответчики и (или) их представители – юристы и особенно адвокаты – рискуют, что называется, сесть в лужу, в калошу и т.д. – не суть важно куда, но всегда тем местом, которым ошибочно воспользовались вместо головы.

Почему адвокаты «особенно» рискуют?

Адвокатские заморочки

Дело в том, что помимо федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» нашу деятельность регулирует ещё и Кодекс профессиональной этики адвоката, пункт 7 статьи 10 которого гласит:

При исполнении поручения адвокат исходит из презумпции достоверности документов и информации, представленных доверителем, и не проводит их дополнительной проверки.

Если воспринимать эту норму буквально, то может показаться, что адвокат обязан безоговорочно принимать на веру всю информацию, переданную ему доверителем, и не имеет права усомниться в достоверности предоставленных ему документов. У юриста, не имеющего адвокатского статуса, такой обязанности нет, соответственно, и степеней свободы больше, так как он волен провести дополнительную проверку как документов, так и информации.

Читайте также  Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью

Однако здесь есть важное «но»: обратите внимание, что речь идёт о документах. А документом является подлинник, то есть первый или единственный его экземпляр – об этом прямо говорится в пункте 21 раздела 3.1 «Общие понятия» «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Под заверенной копией, в соответствии с подпунктом 25 пункта 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, понимается такая копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Заверяем правильно

Согласно пункту 5.26 «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», отметка о заверении копии, проставленная под реквизитом «Подпись», включает в себя:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности лица, заверившего копию;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения копии (выписки из документа).

Основания для возникновения сомнений в подлиннике (оригинале) документа возникают довольно редко, поэтому и адвокат, и юрист при работе с доверителями – физическими лицами в большинстве случаев имеет полное право самостоятельно (это важно!) изготовить копии необходимых документов, после чего для предоставления в суд заверить их по правилам, установленным, в частности, пунктом 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При работе с лицами юридическими вполне приемлемый вариант – изготовление и заверение копии документа работником организации, например, специалистом канцелярии. Однако, памятуя о том, что «если хочешь, чтобы получилось хорошо – делай всё сам», представителю целесообразнее всё же изготовить копии лично.

Естественно, подлинники документов адвокату и юристу необходимо иметь при себе в судебном заседании, ибо судья с высокой долей вероятности может пожелать проверить соответствие (тождественность) копий, приложенных к иску, оригиналам документов, а при заявлении стороной в судебном заседании ходатайства о приобщении к материалам дела дополнительных документов в виде копий почти обязательно потребует представить оригиналы на обозрение суда.

Но адвокату или юристу доверитель – физическое лицо обычно представляет на первичной консультации лишь копии документов, и только на основании их изучения и устных пояснений посетителя будущий представитель оценивает перспективы дела. И вот тут легко допустить просчёт при оценке ситуации и, как следствие, провалить дело в суде.

Почему? Вот две самые распространённые причины.

В наш век цифровых технологий внести любые изменения в сканерокопию реально существующего документа, а то и создать сам документ «с нуля» в графическом редакторе весьма несложно, как и подсунуть такое «доказательство» какому-нибудь пофигистски настроенному юристу или адвокату.

Вот только когда в суде обнаружится факт подделки, очень серьёзные последствия наступят не для доверителя, а для незадачливого представителя, который легкомысленно заверил её и представил судье в качестве доказательства.

Не знаю, как вы, коллеги, а местный автор за свою практику такие «документы» выявлял не единожды – как у доверителей, так и у процессуальных противников. Ибо придерживается принципа «Уважение – каждому, доверие – никому!», о чём ещё ни разу не пожалел.

Да, это может показаться бредом – зачем доверителю подсовывать своему представителю подделку? Поверьте, причины могут быть самыми разными, и наверняка многие адвокаты и юристы, длительное время практикующие защиту интересов своих доверителей в судах, вспомнят как минимум один подобный случай из своей практики.

Отсутствие подлинника

При защите интересов юридических лиц таких ситуаций обычно не бывает – их руководство, как правило, умеет надлежащим образом организовать хранение документов, поэтому подлинники предоставляются по первому же запросу и без проволочек.

Другое дело доверители – физические лица: зачастую они клянутся-божатся, что все оригиналы документов у них «дома» и они их «поищут». Однако жизненный опыт автора этих строк показывает, что если документ не появился на его столе в течение двух суток с момента истребования, то он не появится никогда, и надо немедленно принимать меры. Например, запустить процедуру получения дубликатов необходимых документов, ибо в противном случае без необходимых доказательств в суде делать просто нечего.

Конечно, в нашем чинном и благородном обществе есть и юристы, и адвокаты, которые без вопросов пойдут в суд, что называется, попозориться – лишь бы создать у доверителя иллюзию честно отработанного гонорара. Однако, коллеги, не следует забывать о своей деловой репутации, которая нарабатывается годами и десятилетиями усердной практики; а с ценностью репутации не сравнится ни один гонорар.

Что делать: личный опыт

Теперь вы уже знакомы с принципом «Уважение – каждому, доверие – никому!», который одинаково полезен и для граждан, пытающихся самостоятельно отстоять свои интересы в суде и, безусловно, для адвокатов и юристов. Причём это в равной степени относится как к отношениям с доверителем, так и к доказательствам, предъявленным противной стороной.

Данный принцип целесообразно применять с момента заключения с доверителем соглашения об оказании юридической помощи. В частности, включить в него пункт, согласно которому адвокат (юрист) вправе не приступать к исполнению поручения до получения от доверителя подлинников документов, перечисленных в приложении к соглашению.

Передача документов от доверителя, как и возвращение их ему по исполнении поручения, крайне желательно фиксировать в расписке, составляемой в двух экземплярах – это гарантирует спокойствие для сторон по соглашению, ибо наличие такой расписки (расписок) исключает как претензии доверителя в стиле «Я вам отдавал, а вы мне не вернули!», так и исполнителя «Вы мне вообще ничего не давали!».

Никакой работы «на доверии», коллеги! Ни в коем случае не отдавайте адвокатам и юристам подлинники документов без расписки, доверители!

Все копии – в идеале цветные сканерокопии в формате PDF/A – местный автор рекомендовал бы изготавливать только лично представителем и исключительно с подлинников (оригиналов) документов, затем заверять распечатанные копии согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, а подлинники немедленно отправлять на хранение в сейф.

Поскольку пункт 5.26 данного ГОСТ разрешает для проставления отметки о заверении копии использование штампа, имеет смысл приобрести либо самонаборный штамп (если, конечно, вам нравится лично возиться пинцетом с этими крохотными буковками, циферками и знаками препинания), либо заказать штамп с требуемым текстом в соответствующей организации. Последний вариант намного проще и лишь чуточку дороже.

По всем документам, на которые ссылается как доверитель, так и противная сторона, есть смысл немедленно навести справки: может случиться так, что разрешительная документация на вид деятельности уже отозвана, решение суда – отменено вышестоящей инстанцией, имеется вступившее в законную силу постановление суда по делу об административном правонарушении с уже оплаченным штрафом, распечатка движения отправления с сайта Почты России – подделана, и т.д. и т.п.

Проверить ряд сведений самостоятельно, а в случае невозможности сделать запрос на основании полученной доверенности в любой орган, и в зависимости от обстоятельств параллельно заявив в суде ходатайство об истребовании доказательств – дело несложное. Хотя это отнимает некоторое время, и в ряде случаев вызывает раздражение судьи, вы за свою жизнь не раз и не два удивитесь тому, какие разные разности откроются по некоторым «доказательствам».

А если полагаете, что всё это ерунда, местный автор предлагает вспомнить бессмертное и одуматься, пока не поздно.

Ибо в нашем деле представление суду доказательств – это совсем даже не ерунда:

Источник:
http://www.9111.ru/questions/777777777816431/