Официальное письмо об участии в мероприятии

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Источник:
http://assistentus.ru/forma/pismo-podtverzhdenie/

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Читайте также  ГИБДД о правилах езды на мотоцикле и мопеде

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Источник:
http://master-rezume.com/pismo-podtverzhdenie

Примеры оформления письма-приглашения в 2020 году

Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
  • напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
  • выступает дополнительным знаком внимания и уважения – отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
  • возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

  • передать лично из рук в руки – принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие – встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
  • отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
  • отправить по электронной почте – очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:

Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.

Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие

Содержание письма приглашения должно включать:

  • дату проведения события – встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
  • место проведения – информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию – куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита – это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;
  • вид мероприятия, его название – также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
  • непосредственно слово “приглашаем”, также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии – участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения:

“Уважаемая Анна Дмитриевна!

Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане “Золотая Аллея” по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания”.

“Уважаемый Даниил Михайлович!

Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию “Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году”, которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).”

  • содержание мероприятия – если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия – то краткую программу события”. Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться к нему правильно;
  • просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ – электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на собеседование

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:

  • вежливое обращение;
  • название организации, от которой идет приглашение;
  • наименование должности, которая предлагается соискателю;
  • точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
  • точное время проведения – вплоть до минут;
  • список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
  • контактные данные лица, которое проведет собеседование – с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом письма с приглашением.
Читайте также  Комментарий к Статье 36 Бюджетного кодекса РФ

Образец приглашения на собеседование:

Источник:
http://buhland.ru/pismo-priglashenie-obrazec/

Официальное письмо об участии в мероприятии

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество покупку, бронирование. Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами. Основная цель любой разновидности письма-подтверждения — взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как писать понятно и по-человечески

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Активировать демодоступ. В данной статье рассмотрим, как составить официальное приглашение на встречу, переговоры или совещание. Поделимся образцами писем-приглашений. Компания, которая планирует провести мероприятие, во время подготовки к нему учитывает, что придется рассылать официальные письма-приглашения.

Особенно это касается мероприятий, для которых составляют списки гостей, чье присутствие является желанным. В таком случае недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб встречи и собственную значимость. Поэтому секретарю необходимо будет составить письмо-приглашение для участия в мероприятии. Для начала, разберитесь в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления.

Официальное деловое письмо приглашение представляет собой разновидность писем-уведомлений. Принадлежность к этой категории определяют исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения.

Основные особенности письма-приглашения на мероприятие:. Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо. Скачать образец. Официальное письмо-приглашение на встречу следует адресовать непосредственно заинтересованным лицам. В данном письме следует подробно описать тему встречи, вопросы, которые будут на ней рассматривать.

Также следует уведомить о месте проведения встречи и о времени. Письмо-приглашение на встречу можно отправить только руководителю конкретной организации. При необходимости он сам решит, стоит ли приглашать других сотрудников.

Об этом он уведомит вас отдельным письмом, чтобы вы заранее спланировали посадочные места для всех присутствующих. Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, учитывайте, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые.

При подготовке оперативного совещания, секретарь должен пригласить участников, оповестить руководителя о сотрудниках, которые не пришли, выяснить причины их отсутствия. Подготовка к плановому совещанию с большим числом участников начинается за 1,5—2 недели и включает в себя следующие этапы:. Такое мероприятие проводят, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Отправляя письмо приглашение иностранным партнерам, сотрудникам и клиентам, нужно учитывать, что они могут не знать ваш город. Поэтому стоит приложить к письму схему проезда к месту мероприятия или к вашей организации.

Также необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах. При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно составить его на английском. Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для остальных участников. Планируя события с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется, чтобы оформить нужные документы, спланировать перелет.

Воспользоваться сервисом. В отличие от остальных деловых писем письмо-приглашение оформляют на листах различного формата с добавлением различных элементов украшения текста — шрифты, стили текста, изображения. Обязательные элементы: фразы приглашаем Вас…, приглашаем… ; наименование мероприятия; указание на время и место проведения мероприятия; программа мероприятия или вопросы, которые будут рассмотрены; условия участия или дополнительная информация.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий.

Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Деловая переписка. Письмо-приглашение: образцы и примеры для разных случаев. Темы: Делопроизводство Исходящие документы Деловая переписка. Письмо-приглашение на мероприятие Скачайте образец. Письмо-приглашение с просьбой подтвердить участие Образец от эксперта. Письмо-приглашение на внутреннее совещание Пригодится в работе.

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» Подписка со скидкой!

Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос — ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Что учесть в работе в году. Как нельзя знакомить с документами в году: 9 фатальных ошибок. Эксперты рассказали, как составить идеальный приказ в году.

Отправялете сотруднику документы по почте — сделайте опись вложения. Теперь акты составляйте по новым правилам. Статьи по теме. Деловые письма: примеры и образцы. Обновление приказов по предприятию в новом году. Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция. Письмо-приглашение на конференцию. Вопросы по теме. Переходящие дела в номенклатуре дел. Как составить реестр писем? Почему дела имеют срок хранения?

Как составить сводную номенклатуру дел для СЭД? Какая информация может содержаться в графе 5? Справочник секретаря и офис-менеджера. Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. Политика обработки персональных данных.

Мы в соцсетях. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.

Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку. Итог В отличие от остальных деловых писем письмо-приглашение оформляют на листах различного формата с добавлением различных элементов украшения текста — шрифты, стили текста, изображения.

Письмо-приглашение: образцы и примеры для разных случаев

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде. В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве коммерческое , об участии в каком-либо мероприятии конференции, семинаре, праздновании и т.

Официальное письмо об участии в мероприятии

Активировать демодоступ. В данной статье рассмотрим, как составить официальное приглашение на встречу, переговоры или совещание. Поделимся образцами писем-приглашений. Компания, которая планирует провести мероприятие, во время подготовки к нему учитывает, что придется рассылать официальные письма-приглашения. Особенно это касается мероприятий, для которых составляют списки гостей, чье присутствие является желанным. В таком случае недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб встречи и собственную значимость. Поэтому секретарю необходимо будет составить письмо-приглашение для участия в мероприятии.

Примеры оформления письма-приглашения в 2020 году

Начинаются, как правило, так:. Сопроводительное письмо. Письмо-сообщение информационное письмо. Все перечисленные письма формальны. Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Письмо-отказ

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны. Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии — деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями.

Читайте также  Порядок и сроки оплаты по 44-ФЗ: примеры административной практики

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как написать деловое письмо, чтобы ответили — Советы по написанию письма с предложением чего-либо

Источник:
http://scopywriter.ru/hozyaystvennoe-pravo/ofitsialnoe-pismo-ob-uchastii-v-meropriyatii.php

Письма-ответы

Письмо-согласие – это письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.

Если в письме-просьбе содержало обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме- просьбе обоснования, письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Примеры писем-согласий

Письмо-согласие на предоставление в аренду выставочной площади

Письмо-согласие с обоснованием

Письмо-отказ – это письмо с отрицательным ответом на письмо- просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.

Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом:

В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.

Примеры писем-отказов

Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок

Письмо-отказ на приглашение с извинениями

Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких- либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются:

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.

Примеры писем-подтверждений

Письмо-подтверждение предварительной договоренности

Письмо-подтверждение оплаты товара

Письма претензионного характера

Письмо-напоминание – письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей.

Ключевыми фразами таких писем являются:

Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.

В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:

В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.

Примеры писем-напоминаний

Письмо-напоминание из одной части (собственно напоминания)

Письмо-напоминание о необходимости выполнения договора на поставку с предупреждением о санкциях

Письмо-напоминание с предупреждением о санкциях и дополнительной информацией для адресата

Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обязательств носит систематический характер или имеет место игнорирование выставляемых претензий. Зачастую письму-требованию предшествует письмо-напоминание.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на соответствующие документы, описывается сложившаяся в связи с их невыполнением ситуация, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы применения санкций в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

Источник:
http://studme.org/45572/dokumentovedenie/pisma-otvety_pisma-podtverzhdeniya

Официальное письмо об участии в мероприятии

Письмо-приглашение — это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству. В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть — это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Письмо-отказ

Впишите исходящий регистрационный номер, дату письма-подтверждения, а также входящий регистрационный номер и дату документа, ответ на который составляется вашей организацией. 5 Напишите тему служебного письма. Название письма-подтверждения не указывается. 6 В правом верхнем углу письма-подтверждения укажите наименование предприятия, фамилию, имя, отчество руководителя компании, являющейся партнером, занимаемую им должность в дательном падеже. 7 Посередине листа обратитесь к руководителю компании-адресата по имени и отчеству. К примеру, «Уважаемый Иван Иванович!». 8 В содержании письма-подтверждения укажите, какую информацию или документацию вы получили.
Впишите, что вы подтверждаете данный факт. Если вам на руки поступили документы, напишите их названия.

Официальное письмо об участии в мероприятии

Примеры оформления письма-приглашения

  • Необходимо ли вводить уроки информатики в детских садах и других дошкольных учреждениях;
  • определение оптимальной степени компьютеризации дошкольных учреждений;
  • разработка учебной программы с учетом новых технологий.

В конференции примут участие директора, методисты и педагоги детских дошкольных учреждений Москвы. Чтобы стать участником конференции, необходимо зарегистрироваться на нашем сайте до 10.03.2015 года. С уважением, Александр Викторович Письмо №3 Уважаемый Василий Евгеньевич, ООО «Мастерстрой» приглашает вас поучаствовать в научной конференции «Экологические инновации в строительстве».

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца. Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа.
Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Письмо приглашение на конференцию (образцы)

Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране. Участниками конференции «Экологические инновации в строительстве» станут представители муниципальных образований и исполнительной власти, а также авторы научных разработок в этой области. Дата проведения конференции: 15.03.2015 г. Адрес: г.


Москва, Рождественский бульвар, 28. Участие в конференции бесплатное. С уважением, Александр Викторович Письмо №4 Уважаемый Василий Евгеньевич, ООО «Innovation» приглашает Вас и сотрудников Вашей фирмы принять участие в научной конференции «Развитие современных инженерных систем». В ходе конференции руководители, главные инженеры, конструкторы и технологи ведущих предприятий обсудят актуальные вопросы и новшества современных инженерных технологий.


Место проведение конференции: г.
По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве». И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет.

Как грамотно написать письмо отказ

Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.

  • Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера.
    В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
  • Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
  • Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания.

Уважаемые господа! . В ответ на. Вашу просьбу от (дата) посылаем. Вам действующий ныне экспортный прейскурант к каждому из образцов (название товара). Просим сообщить, какие именно образцы. Вы заказывать .

Ждем ответа . С. . Уважаемые господа! . Вам следующие документы: счет-фактуру в двух экземплярах: страховой полис на сумму счета плюс 10%, покрывающих инфляционный (банковский, валютный, дефляционный) риск; полный комплект коносамента, написанного (оформленного) на распорядителя по бланковым индоссаментом и с пометкой»фрахт оплачен»на сумму… . Просим подтвердить их получение . Остаемся с уважением. ТИПОВЫЕ оборот 1. На. Вашу просьбу высылаем счет-фактуру за партию отгруженного товара 2. Для того чтобы. Вы имели полное представление о возможностях нашего предприятия, посылаем подробный иллюстрированный рекламный проспект 3. Высылаем. Вам рабочие чертежи 4.

Источник:
http://yuridicheskaya-praktika.ru/ofitsialnoe-pismo-ob-uchastii-v-meropriyatii/