Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

  • Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  • Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  • Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  • Документы о назначении руководителя на свою должность.
  • Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  • Документы относительно формирования штатного расписания.
  • Документы о трудовом распорядке.
  • Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  • Хозяйственной деятельности компании.
  • Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  • Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  • Наименование документа.
  • Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  • Если есть, то наименование структурного подразделения.
  • Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  • Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  • Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

  1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

  • Порядковые номера регистрируемых документов.
  • Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  • Номера приказов по основной деятельности.
  • Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  • Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  • ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  • Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  • Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Источник:
http://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti/

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Обзоры КонсультантПлюс

Верховный суд опубликовал обзор по коронавирусу № 1 и № 2

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Читайте также  Должностные обязанности заведующего аптекой

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Источник:
http://ppt.ru/forms/prikazi/journal

Журнал регистрации приказов работодателя

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.

Журнал регистрации приказов — титульный лист

Журнал регистрации приказов — лист с ответственными за ведение

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Пример журнала регистрации приказов работодателя

Нужен ли журнал приказов работодателя

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.

Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Содержание журнала регистрации приказов работодателя

Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  • порядковый номер записи
  • дата издания приказа
  • номер
  • наименование заголовка (краткое содержание)
  • Ф.И.О. (должность) подписанта
  • ответственный за исполнение
  • срок исполнения
  • сведения об ознакомлении
  • информация об исполнении

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения о приеме на работу, об увольнении, направлении в командировку, на обучение и т.п.

Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.

Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично. Тогда в случае обращения в суд работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать доказательством соблюдения трудовых и иных прав.

Источник:
http://iskiplus.ru/zhurnal-registracii-prikazov-rabotodatelya/

Образец книги приказов по основной деятельности

Для чего нужна книга регистрации приказов

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

  1. Хозяйственную сферу.
  2. Планирование.
  3. Порядок отчетности.

Структура журнала регистрации приказов

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

Обычно он включает следующие структурные подразделы:

  • титульный лист;
  • раздел с перечнем ответственных за его ведение;
  • главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

На титульном листе приводят:

  • наименование организации;
  • наименование документа;
  • дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

  1. ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
  2. Полномочия этих сотрудников.
  3. Их подписи.
  4. Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

  1. Порядковые номера внутренних актов предприятия.
  2. Даты издания актов.
  3. Номера распоряжений.
  4. Их наименования.
  5. Количество листов в каждом из них.
  6. ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Образец журнала учета приказов по основной деятельности

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Читайте также  Плюсы и минусы использования мусоропровода в квартире

Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.

Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.

Источник:
http://gosuchetnik.ru/kadry/obrazets-knigi-prikazov-po-osnovnoy-deyatelnosti

Журнал регистрации приказов

Журнал регистрации приказов содержит реестр (перечень) приказов и распоряжений руководства предприятия. Форма журнала приказов не унифицирована, предприниматель имеет полное право купить готовый журнал и заполнять его согласно имеющимся требованиям или разработать собственную форму.

Виды журналов

Если оформляется журнал регистрации приказов в свободной форме, то хранится он строго определенное время (5 или 75 лет). Сроки хранения документа зависят от его вида.

Основные виды журналов регистрации приказов:

Срок хранения, лет

Журнал регистрации приказов по личному составу (тип I)

  1. Приказы о найме и увольнении работников.
  2. Приказы о кадровых перемещениях персонала, в том числе о работе по совместительству.
  3. Приказы о дополнительных отпусках за вредные условия труда.
  4. Распоряжения об отпусках на период беременности, родов и ухода за ребенком.
  5. Приказы об аттестационных мероприятиях, о переобучении и повышении уровня квалификации.
  6. Распоряжения, касающиеся заработной платы, премий, доплат за небезопасные условия труда.
  7. Приказы об отпусках за работу в условиях повышенной вредности.
  8. Распоряжения, касающиеся длительных командировок, в том числе за пределы страны.
  9. Приказы, касающиеся командировок, связанных с пребыванием в условиях повышенной вредности.

Журнал регистрации приказов по личному составу (тип II)

  1. Приказы об отпусках: очередных, учебных, без содержания.
  2. Распоряжения, касающиеся непродолжительных служебных командировок.
  3. Приказы о служебных взысканиях.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

  1. Приказы, касающиеся внутренних правил организации работ и об их изменениях.
  2. Утверждение штатного расписания и обновлений в нем.
  3. Сокращение численности персонала.
  4. Приказы о назначении руководителей всех уровней.

Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности

  • Приказы, непосредственно касающиеся вопросов хозяйственной деятельности.
  • Приказы по планированию работы предприятия.
  • Приказы, определяющие порядок отчетности о работе отделов фирмы.
  • Распоряжения о стратегии работы (например, об организации продаж).
  • Приказы о постановке задач по расширению бизнеса.

Журнал регистрации приказов может вестись в бумажной форме или в электронном виде.

Внешний вид документа, описание его полей, содержание

К форме журнал приказов строгих требований не предъявляется. Обычно это амбарная тетрадь с листами формата А4, разграфленная в соответствии со стандартными правилами. Перед использованием страницы журнала нумеруют, журнал прошивают. На последней странице нити прошивки журнала скрепляют печатью предприятия. Под печатью делать запись о том, сколько страниц пронумеровано и прошито.

Традиционно форма журнала приказов предполагает наличие нескольких разделов:

  1. Титульный лист.
  2. Начальный раздел, включающий ФИО сотрудников, ответственных за ведение журнала.
  3. Основной раздел («тело» журнала), включающий регистрационные данные о приказах.

При оформлении титульного листа указывают:

  • название компании, в которой ведется данный документ;
  • место ведения (город, поселок, ПГТ и т.п.);
  • название структурного подразделения (например, «административный отдел»);
  • название журнала;
  • дата начала заполнения;
  • дата закрытия (проставляется после завершения заполнения документа);
  • период хранения журнала после окончания заполнения;
  • номер тома (если журнал заканчивается до конца рабочего года).

Журнал учета приказов по личному составу разлинован на 8 граф:

  1. Номер по порядку. Данная графа нужна, чтоб избежать издания приказов задним числом.
  2. Номер регистрируемого приказа.
  3. Дата регистрации распоряжения (приказа).
  4. Краткое содержание документа.
  5. Фамилия, имя, отчество и должность лица, в отношении которого издан приказ.
  6. Должность лица, в отношении которого издан приказ.
  7. Основания для создания приказа или распоряжения.
  8. Примечание (дополнительная информация по документу).

Журнал учета приказов по основной деятельности разделен на 4 графы:

  1. Дата издания приказа и индекс документа.
  2. ФИО лица, подписавшего приказ.
  3. Название (заголовок) приказал (распоряжения).
  4. Пометка об исполнении решения.

Приказы издаются в хронологическом порядке и так же вносятся в журнал. Делопроизводитель учитывает при внесении дату документа и его номер, а так же имеющиеся цифровые и буквенные обозначения, принятые на предприятии.

Для удобства приказам могут присваивать индивидуальный буквенно-цифровой код, по которому его нетрудно будет найти.

Документы, касающиеся взысканий или поощрений персонала предприятия.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Распоряжения и приказы, касающиеся временного отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, больничный)

Распоряжения и приказы, касающиеся командировок персонала

Распоряжения и приказ, касающиеся персонала предприятия, срок хранения 75

Если на предприятии большой документооборот или администрация предпочитает вести документы в электронном виде, есть два способа создания электронного журнала приказов:

  • в программе Excel;
  • в программе 1C (данная программа позволяет вести журнал в автоматическом режиме).

При заполнении журнала приказов добавлять или удалять листы запрещено. Ответственность за грамотное ведение документа лежит на делопроизводителе (работниках отдела кадров). Заполнение журнала приказов обычно проводится шариковой ручкой синего цвета.

Изменения в журнале

Правила внесения изменений или исправлений в журнал регистрации приказов законодательно не предусмотрены. Эти правила разрабатываются администрацией каждой организации самостоятельно. Традиционно при исправлении рекомендуют распечатать новый бланк журнала, скопировать записи до ошибочной (пропущенной). Затем надо сделать исправленную запись. Если нужно вписать пропущенный приказ, он записывается под дробным номером (например, после приказа №14, будет вписан приказ №14/1).

Формально исправления корректором, исправляющие надписи, внесенные ручкой или карандашом в записи, не могут быть причиной претензии со стороны государственной инспекции. Но, при возникновении судебного разбирательства, связанного с конкретным приказом, суд обратит внимание на коррекцию. И может возникнуть сомнение в добросовестности делопроизводства в конкретной компании. Поэтому ошибки желательно минимизировать.

Чтобы избежать ошибок заполнение журнала приказов начинают с отметок карандашом:

  1. Заполняем реквизиты приказа простым карандашом.
  2. Выводим приказ на печать.
  3. Проверяем реквизиты.
  4. Вытираем карандашные отметки и вносим запись ручкой (после визы руководства).

Карандашная отметка спасает в случае, если проект приказа будет отклонен руководителем. Если придется исправлять капитальную запись — это будет грубой ошибкой делопроизводства.

Для чего необходим

Журнал регистрации приказов и распоряжений существует для достижения одной единственной цели — быстрого нахождения конкретного приказа, независимо от того сколько времени прошло (конечно, в рамках срока хранения документов). Например, при оформлении пенсии работнику, уволенному с предприятия 10 лет назад, может потребоваться копия приказа о приеме или увольнении на работу. В случае разногласий между работником и администрацией предприятия, решаемых в судебном порядке, журнал регистрации приказов позволяет убедить суд в том, что приказ был издан своевременно (не задним числом).

Кроме того, журнал регистрации приказов служит основой для создания описи документов административного отдела предприятия, при передаче документации в архив.

Где используется

Регистрировать приказы на малых предприятий или ИП необязательно. Регистрационные журналы востребованы в крупных компаниях с масштабным документооборотом. Но лучше такой журнал вести во избежание судебных споров с работниками.

Примеры для скачивания

Предлагаем вам скачать образцы ведения журналов регистрации приказов:

Источник:
http://delosmelo.ru/dokumenty/zhurnal-registracii-prikazov

Журнал регистрации приказов

Последние изменения: Январь 2020

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Читайте также  Образец налоговой декларации по транспортному налогу 2020, Скачать форму, бланк

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.
  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Титульный лист журнала регистрации приказов (24,5 KiB, 2 821 hits)

Лист с перечнем ответственных лиц за ведение журнала приказов (33,5 KiB, 1 705 hits)

Лист с таблицей журнала приказов по личному составу (36,5 KiB, 2 819 hits)

Лист с таблицей журнала приказов по основной деятельности (37,0 KiB, 3 239 hits)

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:

  • отпуска;
  • приём или увольнение;
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • перевод на другую должность;
  • назначение совмещения.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

Источник:
http://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/