Срок хранения актов выполненных работ

Срок хранения актов выполненных работ

Назначение актов выполненных работ

Вышеуказанная документация сопровождает гражданско-правовые договора и является базисом для отчета исполнителя перед заказчиком о сроках, объемах и качестве выполненных работ. Кроме того, они:

  • подтверждают юридическую силу заключенной сделки между ее сторонами;
  • содержат аналитическую информацию для составления отчетности о деятельности субъекта предпринимательства.

Исходя из этого, акты можно считать первичной документацией.

Определившись со статусом актов о выполненных работах в общем документообороте организации, следует разобраться, каков срок их хранения и кто за него ответственен.

Ответственность за хранение актов

Отечественное законодательство вменяет обязанность по обеспечению сохранности внутренней документации руководителю организации, а ответственность за оформление и передачу в архив возлагает на главного бухгалтера. По факту передачи актов в архив следить за их сохранностью должен архивариус или другое уполномоченное на это лицо. До этого момента акты хранятся в бухгалтерии по ответственностью избранны главным бухгалтером сотрудников.

Сроки хранения актов выполненных работ

Так как данные акты относятся к первичной документации, точный срок их хранения, согласно требованиям отечественного архивного дела, составляет не менее 60 месяцев после года, являющегося отчетным. Исчисление срока начинается с 01.01 числа нового года, следующего за отчетным.

Данное предписание актуально как для машинописных печатных экземпляров, так и для электронных вариантов. Что касается последних, во многих программах можно вручную установить срок хранения документации в базе данных, по истечении которого она уничтожается.

Таким образом, если акты выполненных работ свидетельствуют о том, что работы были сделаны в 20хх году, то хранить документы следует до 20хх+5 года.

>Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Источник:
http://velereya.ru/srok-hraneniya-aktov-vypolnennyh-rabot/

О хранении акта о приемке работ по форме КС-2 и справки о стоимости работ по форме КС-3, которые используются в сфере строительства.

Сформулируем ответ с позиций документоведения и архивного дела.

Данные формы документов относятся к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД; класс 0300000 по Общероссийскому классификатору управленческой документации; ОКУД) и входят в состав одной из ее подсистем – 0322000 «Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

В соответствии с классификацией унифицированных форм документов, закрепленных ОКУД:

  • унифицированная форма Акта о приемке выполненных работ имеет код формы 0322005 и индекс № КС-2, а
  • Справка о стоимости выполненных работ и затрат имеет код формы 0322001 и индекс № КС-3.

Эти формы применяются для учета фактов экономической деятельности организаций в области строительства объектов недвижимости и прав собственности на них.

Типовые нормативные сроки хранения документов, отражающих научную, научно-техническую, производственную, проектную и строительную деятельность в различных отраслях экономики, устанавливаются в настоящее время Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень НТД). Он утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, изменения в него вносились приказом от 28.04.2011 № 412 в части уточнения сроков хранения документов по товарным знакам и государственной регистрации программ для ЭВМ и баз данных.

В Перечне НТД рекомендуем обратить внимание на подраздел 7.4 «Строительство, реконструкция и реставрация объектов недвижимости» раздела 7, который имеет такое же название. В данном подразделе постоянный (в основном) срок хранения категории документов о приеме в эксплуатацию законченных объектов строительства, включая акты, справки, решения комиссий, протоколы и т.п., закреплен статьей 973.

При установлении сроков хранения типовых архивных документов на основе данной статьи необходимо иметь в виду, что в целом в Перечне НТД отражается практика производственной и научно-технической деятельности, в том числе и регламентация, и осуществление строительной, надзорной и регистрационной деятельности, и порядок взаимодействия экономических субъектов в этих областях. Поэтому он имеет так называемую «звенность», т.е. в таблице Перечня НТД указаны сроки хранения документов (раздельно по соответствующим графам) по группам организаций, которые выполняют свои функции в процессе соответствующей научно-технической, производственной, проектной и строительной деятельности:

  • 1 звено – группа организаций, которые согласовывают или утверждают проекты и другую научно-техническую документацию, регистрируют объекты недвижимости и объекты других прав;
  • 2 звено – организации-разработчики и организации-подрядчики, выполняющие соответствующие работы, а также организации, наделенные экспертными, надзорными и контрольными функциями;
  • 3 звено – организации-заказчики, в чью собственность переходит, например, вновь построенный объект недвижимости с подписанием экземпляров акта № КС-2, справки № КС-3 и после регистрации всего дела объекта недвижимости в соответствующем разделе государственного кадастра;
  • 4 звено – эксплуатирующие и иные хозяйствующие организации, которые осуществляют эксплуатационную деятельность и не являются заказчиками и собственниками.

Таким образом, если организация относится к 1–3 звеньям (прежде всего является заказчиком, собственником или подрядчиком, выполнившим строительные работы), то, применяя статью 973 Перечня НТД, следует установить постоянный срок хранения акта № КС-2 и справки № КС-3. А если организация действует, например, в сфере ЖКХ и получила объект недвижимости в управление на основании договора, то срок хранения данных документов по статье 973 должен быть установлен «До минования надобности».

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень ТУД), в котором устанавливаются типовые нормативные сроки хранения документов по общим функциям управления организацией независимо от формы собственности, также можно найти срок хранения категории документов (протоколы, акты, ведомости, расчеты, заключения), используемых как основания в целях бухгалтерского и налогового учета для оценки стоимости имущества, расчета амортизации основных средств, переоценки основных фондов. Акт № КС-2 и справку № КС-3 можно отнести к данной категории и определить срок их хранения по статье 429 Перечня ТУД как постоянный (подраздел 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»).

Каким перечнем документов пользоваться, какое значение имеют конкретные виды и разновидности документов для деятельности организации, какова их ценность, выражающаяся в сроке хранения? Все эти вопросы решает сама организация в процессе формирования своего документального и архивного фондов.

Если организация является проектной, подрядной строительной или организацией-заказчиком объекта, то особое внимание рекомендуем обратить на правила формирования дел и установление ответственности за обеспечение их сохранности. Современные «лучшие» практики показывают, что для обеспечения правовой функции документов и доказательства соответствующих прав документы, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, формируются по признаку названия объекта недвижимости (с указанием официального адреса местонахождения) как досье. Такое дело-досье по объекту недвижимости должно состоять, как правило, из нескольких/многих томов. Если организация является заказчиком или подрядчиком, то:

  • в один том формируется основной комплекс документов с постоянным сроком хранения о начале и окончании работ по объекту (технико-экономические обоснования, технические условия, титульные списки, договоры, экспертные заключения, акты с отметкой о государственной регистрации прав, справки и т.п.);
  • далее идут тома с технической документацией, включая электронные и фотодокументы, переписку, разрешения на производство работ, графики, акты надзорных органов и т.п., которым устанавливаются соответствующие сроки хранения по Перечню НТД или экспертной комиссией организации самостоятельно. Причем по сравнению с нормативным сроком Перечня НТД срок хранения организацией может:
    • конкретизироваться (5 л. после истечения срока договора или 5 л. ЭК вместо «До минования надобности») и
    • изменяться только в сторону увеличения (по «старшему», т.е. наибольшему сроку хранения, который имеет один из документов, включенный в досье).
Читайте также  Договор в садик о принятии ребенка как заполнить

Заголовок дела и заголовки соответствующих томов включаются в номенклатуру дел структурного подразделения, отвечающего за соответствующую функцию, причем в графе «Примечание» номенклатуры дел (или в отдельной дополнительной графе) указывается форма представления документов тома (бумажная/электронная с указанием информационной системы, в которой создан и хранится электронный оригинал) и сотрудник, ответственный за обеспечение сохранности документов тома, а также «дублер», замещающий ответственного в период его временного отсутствия. В случае проверок и ревизий, необходимости обеспечения сделок купли-продажи и т.п. весь комплекс документов по объекту недвижимости может быть при таком порядке представлен ответственным структурным подразделением или архивом организации одновременно, во взаимосвязи и в совокупности документов, являющихся доказательствами законности владения недвижимостью и других прав.

Таким образом, бухгалтерия может работать с копиями (или экземплярами) акта № КС-2 и справки № КС-3, а их оригиналы (первые экземпляры) будут сформированы в дело с разрешительной документацией и договорами на производство основных работ, которое будет находиться в зоне ответственности структурного подразделения, отвечающего за организацию (в организации-заказчике) или проведение (организация-подрядчик) соответствующих проектных, строительных и производственных работ в области капитального строительства, и будет передано в архив организации. Точно так же юридический отдел может работать с копиями экземпляров соответствующих договоров.

Во взаимодействии с бухгалтерией, юридическим отделом и другими заинтересованными подразделениями рекомендуем службе делопроизводства разработать специальный локальный нормативный документ организации – правила формирования дел, в которых закрепить зоны ответственности подразделений по отношению к документам и правила их группировки в дела, досье, проекты и другие виды первичных комплексов документов.

Источник:
http://delo-press.ru/faq/documents/42049-o-khranenii-akta-o-priemke-rabot-po-forme-ks-2-i-spravki-o-stoimosti-rabot-po-forme-ks-3-kotorye-isp/

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2020 году

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Источник:
http://finbazis.ru/tablica-srokov-xraneniya-dokumentov-v-organizaciyax/

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов установлены Налоговым Кодексом РФ, Федеральных законах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Документы о финансировании

Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов

Договоры банковского счета

5 лет после истечения срока действия договора

Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств

5 лет после полного исполнения обязательств

Учет и отчетность

Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная

Не менее 10 лет

Не менее 10 лет

5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)

5 лет при условии проведения проверки

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей

5 лет при условии проведения проверки

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Не менее 10 лет

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые;

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)

Налоговые декларации по всем видам налогов

5 лет при условии проведения проверки

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Реестры сведений о доходах физических лиц

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

Не менее 10 лет

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;

б) по трудовым договорам, договорам подряда

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 лет после истечения срока действия договора

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после истечения срока действия договора

Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Документы о премировании

Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях

Не менее 10 лет

Личные дела: а) руководителей

Не менее 10 лет

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

Читайте также  Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ

5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

Графики предоставления отпусков

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ для расчета налогов.

Правило на случай выездной проверки: Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2016 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Сведения о тех случаях, когда докуметы хранят дольше обычного, мы представили в таблице ниже.

Когда сроки хранения первичных документов больше четырех лет

По основным средствам:
акт приемки-передачи, договор и другие документы, связанные с приобретением и продажей основного средства, а также с его реконструкцией и модернизацией

Четыре года + весь период, в течение которого компания начисляет амортизацию (письмо Минфина России от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604). Если компания реализовала основное средство, то четыре года после продажи (подп. 7 п. 1 ст. 268 НК РФ) либо после учета в расходах убытка от этой сделки

Предположим, что срок полезного использования основного средства, который компания установила в соответствии с классификацией, составляет 10 лет. Тогда документы, которые подтверждают первоначальную стоимость этого имущества, нужно хранить в течение 14 лет. Если компания продаст этот объект с убытком после 8 лет эксплуатации, то убыток от продажи в налоговом учете надо будет равномерно относить на расходы в течение двух лет (п. 3 ст. 268 НК РФ). Но первичные документы по данному основному средству все равно нужно хранить 14 лет с момента приобретения

По дебиторской и кредиторской задолженности:
товарные накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг, договоры, платежные поручения, акты сверки, гарантийные письма и другие документы, подтверждающие задолженность

Четыре года после списания просроченной дебиторской задолженности на расходы или учета кредиторки в доходах

Зачастую компании оставляют только акты сверки, в которых покупатель подтверждает сумму долга. Однако чтобы списать задолженность, необходимы договоры и первичные документы на отгрузку товаров, реализацию работ или услуг, на основании которых образовался долг. Если компания не представит инспекторам указанные бумаги, учесть задолженность покупателя в расходах при расчете налога на прибыль не удастся.

По затратам на обучение работников:
договор, приказ руководителя компании о направлении работника на обучение, копия лицензии, учебная программа, акт на оказанные услуги, копия сертификата или другого документа, выданного образовательной организацией

Четыре года после завершения обучения (п. 3 ст. 264 НК РФ)

Например, сотрудник учился в 2013–2016 годах. Документы по расходам на обучение нужно хранить до 2020 года включительно

По убыткам:
отчетность, налоговые регистры, а также первичные документы, которые подтверждают отрицательный финансовый результат

Четыре года + весь период, в течение которого компания включает сумму убытка на расходы (максимум — 10 лет) (п. 4 ст. 283 НК РФ)

Для подтверждения размера убытка обязательны не только отчетность и регистры, но и первичные документы, на основании которых компания рассчитала финансовый результат за убыточный период (постановление Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12). Даже если налоговики уже проверяли расчет убытка в ходе выездной ревизии (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278). Аналогичное требование действует для компаний на упрощенке (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). На примере. Компания в 2012 году получила убыток и учитывала его в расходах с 2013 по 2015 год. В этой ситуации первичные документы за период 2012 года должны быть в наличии с 2016 по 2019 год включительно

По ошибкам,
найденным в расчете налогов:

документы, которые подтверждают расчет налога за прошлый период, если компания исправляет ошибку этого периода в текущей отчетности

Четыре года после исправления ошибки

Если недочет привел к переплате налога, компания может не составлять уточненную декларацию за прошлый период, а скорректировать текущую отчетность (п. 1 ст. 54 НК РФ). При этом в организации должны быть документы, относящиеся к расчету налога за прошлый период. Например, компания завысила выручку от реализации в декларации по налогу на прибыль за 2013 год. Эту ошибку можно исправить в 2016 году. Тогда документы, которые подтверждают размер выручки 2013 года, нужно хранить до 2020 года включительно

По расходам, которые компания списывает в следующем налоговом периоде:
счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и услуг, если компания заявляет расходы или вычеты не в том периоде, когда эти документы выставлены, а позже

Четыре года после окончания периода, в котором компания использовала документ для расчета налога (письмо Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104)

Например, компания в 2013 году учла какие-либо расходы, которые подтверждены документами 2012 года. В этом случае бумаги нужно хранить до 2017 года включительно

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). А так же инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами, что может привести к начисленным штрафам и пени.

Источник:
http://www.profirost.ru/library/sroki-hraneniya-dokumentov.html

Срок и порядок хранения документов ООО

Все хозяйственные операции, осуществляемые компанией процессе ее деятельности, требуют необходимого оформления особыми «оправдательными» документами, важных, в первую очередь, для компании как для налогоплательщика. Согласно п. 1 ст. 9 ФЗот 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) ООО, в этом случае, не исключение. За все время работы компании архив ее документов нередко становится достаточно объемным, а потому возникает необходимость документарной ревизии и утилизации некоторых из них. Однако, принимая решение избавиться от некоторых документов, следует помнить о законодательно установленных обязательных сроках их хранения и правилах процедуры утилизации.

Порядок хранения документов

Экономический субъект, например ООО, должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. Однако следует отметить, что ряд документов – протоколы собраний, внутренние документы, документы, подтверждающие права общества на имущество, документ, подтверждающий государственную регистрацию общества, права на имущество, находящееся на его балансе и др. – должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа. (ст. 50 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») При значительных объемах документации лучшим решением будет выделить специальное место под архив, возможно даже в отдельном помещении, вне офиса компании, куда можно будет перевезти все неиспользуемые в работе документы. Также есть возможность их хранения в электронном виде (ст. 9 и 10 Закона о бухучете; ст. 314 НК РФ). В письме от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Сроки хранения отдельных видов документов ООО

Ст. 29 вышеназванного Закона о бухучете устанавливается общий срок хранения первичных учетных документов и документов бухгалтерского учета – 5 лет после отчетного года. Для определения сроков хранения конкретных видов документов следует обратиться к «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Он посвящен только хранению документов АО, однако из самого наименования, а также из п. 1.1 и 1.2 Перечня следует, что он является общим для всех организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от организационно-правовой формы таких организаций. В связи с этим обеспечивать сохранность названных в нем документов и соблюдать сроки (в том числе гражданско-правовых договоров) должно и ООО, что подтверждается и правоприменительной практикой (см. постановление ФАС Поволжского округа от 24.04.2014 № Ф06-4625/13; постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2013 № 09АП-38147/13).

Названный Перечень достаточно объемен, а потому в данной статье целесообразно будет выделить лишь основные типы документов, которые используются ООО, указав сроки их хранения:

1) Бухгалтерская отчетность и учетные регистры

  • Годовая бухгалтерская отчетность – не менее 10 лет;
  • Сводная годовая бухгалтерская отчетность – до ликвидации организации;
  • Квартальная бухгалтерская отчетность – не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
  • Месячная бухгалтерская отчетность – не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
  • Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) – не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 10 лет;
  • Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
  • Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет);
  • Счета-фактуры – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Книги покупок, книги продаж – не менее полных 5 лет с даты последней записи.

2) Первичные документы

  • Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Путевые листы – не менее 5 лет;
  • Лицевые счета работников – не менее 75 лет;
  • Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
  • Исполнительные документы – не менее 5 лет;
  • Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) – не менее 5 лет;
  • Документы об оплате учебных отпусков – не менее 5 лет;
  • Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) – не менее 5 лет;
  • Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене – не менее 5 лет;
  • Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий.
Читайте также  Когда за езду без переднего бампера можно получить штраф

3) Договоры и контракты

  • Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) – не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения;
  • Паспорта сделок – до ликвидации организации;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) – не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
  • Договоры о материальной ответственности – не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

4) Кадровые документы

  • Коллективный договор – до ликвидации организации;
  • Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – не менее 5 лет;
  • Табели (графики), журналы учета рабочего времени – не менее 1 года (если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ));
  • Документы о премировании работников – не менее 5 лет;
  • Трудовые договоры (контракты, соглашения) – не менее 75 лет;
  • Личные карточки работников (в том числе временных работников) – не менее 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников – до момента востребования, но не менее 50 лет;
  • Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – не менее 50 лет;
  • Графики предоставления отпусков – не менее 1 года.

5) Документы по охране труда

  • Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении – не менее 5 лет;
  • Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности – не менее 10 лет;
  • Журналы проведения аттестации по технике безопасности – не менее 5 лет.

6) Статистические документы

  • Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – не менее 10 лет;
  • Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – до ликвидации организации;
  • Полугодовые статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
  • Квартальные статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет);
  • Месячные статистические отчеты и таблицы –не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов ООО

ООО может быть подвергнуто административной и/или налоговой ответственности за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени:

Административная ответственность, в целом, заключается в наложении штрафов:

  • за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);
  • за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством — штраф для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);
  • за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» — штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Санкции, предусмотренные налоговым законодательством, аналогично заключаются во взимании штрафов с юридического лица (например, ст. 120, 126 НК РФ).

Срок исковой давности , исходя из анализа законодательства, которым не предусмотрено каких-либо специальных сроков, составляет 2 месяца.

Статья подготовлена 22.12.2016

Татьяна Смирнягина, младший юрист Юридической фирмы «BRACE»

Источник:
http://brace-lf.com/informaciya/korporativnoe-pravo/941-srok-i-poryadok-khraneniya-dokumentov-ooo

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Обзоры КонсультантПлюс

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? В среднем 5 лет, но продолжительность хранения зависит от типа документа. Точные сроки указаны в Налоговом кодексе и новом приказе Росархива, который вступил в силу 18.02.2020.

Законодательные основы

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:

  • меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
  • меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

Основные сроки хранения

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.

Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации

Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры

4 г. по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности).

Приказом Росархива для счетов-фактур срок хранения увеличен до 5 л.

Но если есть споры или разногласия, храните их до принятия решения.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)

5 л. после года составления.

По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)

6 л. после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним.

Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)

В зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости

6 л. после окончания года, в котором составлен.

Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

П. 295 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле:

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 л. после окончания года, в котором они составлены. Если велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

Ст. 586, п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

Опираясь на упомянутые выше законодательные акты, организуйте хранение бухгалтерских документов в организации. Если срок хранения бухгалтерской отчетности в организации не истек и документ запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ — в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. Организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 закона № 125-ФЗ).

Правила определения сроков

Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3 квартале 2019 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2019 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2023, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2019 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 г. после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2019.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

  • для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2019 и получаем 30.09.2023 (по аналогии со счетом-фактурой);
  • для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2020 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2023;
  • как первичный документ — отсчитываем 5 л. после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2020, и получаем 31.12.2024.

Получили три разные даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю, это 31.12.2024.

Источник:
http://ppt.ru/art/buh-uchet/sroki-hraneniya