Cлужебная записка на оплату такси образец

Cлужебная записка на оплату такси образец

Случается, что в учреждении или какой-либо фирме требуется съездить куда-то. Зачастую сотрудники используют в этих целях такси.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.

Поездка на такси. Необходимость или излишество?

Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.

В таких случаях выручить может вызов такси.

Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.

Случаи целесообразности

Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси. Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность.

Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них.

Поэтому поездку на такси считать уместной в тех случаях, когда причинами для них являются:

  • отсутствие прямого маршрута к аэропорту или вокзалу, откуда надлежит отбыть в командировку, или сложность маршрута общественного транспорта;
  • перевозка большого багажа;
  • перевозка предметов высокой ценности или важных документов;
  • срочность решений по хозяйственной деятельности предприятия или возможность ее срыва (например, поставки материалов);
  • отсутствие доступа к другому транспорту, то есть в позднее время суток, что может также подтвердить чек, выданный таксистом, который необходимо приложить к служебной записке;
  • срочность проводимой встречи с контрагентами и нерегулярность езды общественного транспорта

Превышение полномочий

Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях. Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.

Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.

Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.

В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.

Проводки по депонированной зарплате осуществляются в момент начисления. Подробнее здесь.

Служебная записка на оплату такси

Служебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему. В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.

Образец служебной записки на оплату такси:

1.01.2014 №1 г. Иваново

Об оплате такси

Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.

Должность________________ Сидоров С.С.

Обоснование проблемы

Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.

Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).

В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.

Кому подавать?

По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю. Бухгалтер осуществляет в дальнейшем распоряжение руководителя по компенсации расходов на транспорт.

Руководитель же в свою очередь обязан оценить обоснованность совершенных затрат и поставить свою резолюцию: одобрить или же отказать в компенсации.

При одобрении предложения сотрудника руководитель выносит решение и выписывает приказ, в соответствии с которым действует бухгалтер, совершая выплату затраченного работнику.

Смотрите также видео, как оформлять компенсацию работникам проезда на транспорте

Сопроводительные документы

К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.

К сопроводительным документам стоит приложить билет на поезд или самолет, где указано время отбытия. Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка.

Дальнейшие действия руководителя

Кстати, о приказах. Роль руководителя четко связана именно с ними, поскольку его слово является решающим. Приказ о компенсации расходов сотруднику выписывается руководителем, и он относится к действиям, совершаемым по получении служебной записки от сотрудника.

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

  • поездка связана с командировкой,
  • поездка связана со служебной необходимостью.

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.

В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.

К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.

Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму. Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету. Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру.

Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера. По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм.

Каждый предприниматель должен знать, как снять ККМ с учёта. Смотрите здесь.

Статистика по оффшорам свидетельствует, что это прибыльное дело. Статья расскажет подробнее.

Руководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой. Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.

Руководитель предприятия, если такие ситуации не редки, может выписать общий приказ о процедуре выплат компенсации расходов сотрудникам, руководствуясь которым будет действовать бухгалтер.

В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.

Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.

Читайте также  Благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу-образец

Налогообложение

Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией. При расчете не учитывается НФДЛ в полном объеме, так как затрачиваемые сотрудником средства на поездку в такси не являются его личной экономической выгодой.

Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.

При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.

Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:

  • бланки строгой отчетности (ордера, авансовый отчет),
  • билет на поезд, самолет или иной транспорт (если таковые имелись),
  • кассовый чек,
  • служебная записка.

Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами.

Это могут быть:

  • объект «доходы» — в этом случае расходы на проезд в такси не оказывают влияния на налоговую базу
  • объект «доходы минус расходы» — необходимо заплатить 15% от общих доходов, исключая расходы. В этом случае расход на такси действительно играет роль, но его необходимо подтвердить документально. Также налоговую базу уменьшают суммы по налогу добавленной стоимости

При следовании системе налогообложения ЕНВД оплата производится по вмененному доходу. Следовательно, расходы на проезд не оказывают влияния на налоговую базу. Если расходы на такси не имеют документального подтверждения, в этом случае предприятие имеет право возместить их своему сотруднику, но расчет налогов будет вестись иначе и учитываться такие расходы не будут.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник:
http://ipopen.ru/obrazcy-dokumentov/sluzhebnaja-zapiska-na-oplatu-taksi-obrazec.html

Сотрудник воспользовался такси в командировке – можно ли брать в расходы эти затраты

Администрация хозяйствующего субъекта может направлять своих сотрудников в командировки с выполнением ими установленных руководством служебных заданий.

Законодательством на вопрос, можно ли брать в расходы оплату за такси в командировке, отвечает положительно, если они согласованы с руководством и экономически обоснованы.

Можно ли брать такси в командировке

Работник, которого направляют в служебную поездку, или его непосредственный руководитель производить предварительный расчет своих командировочных расходов, чтобы определить сколько ему необходимо получить средств.

Для этого составляется служебная записка. В ней можно предусмотреть использование такси в качестве средства, чтобы доехать в аэропорт (на вокзал) и обратно, а также, чтобы добраться непосредственно к месту командировки непосредственно.

Обосновывается это тем, что выезжать работнику придется в позднее время, когда общественный транспорт уже не работает, или для оптимальнее по времени будет использование для доставки такси.

Обязанность работодателя осуществить возмещение расходов на командировку, в том числе и такси, предусмотрена ТК РФ. Кроме этого, в его локальных актах предприятия может быть уточнен порядок и объем такого возмещения.

В каких случаях можно взять в расходы проезд на такси в командировке

Вернувшись из командировки, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором на основании имеющихся подтверждающих документов происходит включение расходов по командировке в расходы.

Бухгалтер примет расходы на такси от него в случае, если они согласованы с администрацией фирмы, экономически обоснованы и подтверждены соответствующими документами.

НК РФ предусматривает, что расходы по командировке включаются в состав прочих расходов. В их состав включаются затраты на проезд сотрудника к месту назначения служебной поездки и обратно, в том числе и расходы на такси.

Для экономического обоснования желательно от работника получить служебную записку, в которой он отразит необходимость использования данного способа проезда к месту назначения и обратно. В качестве обоснования можно в служебке отразить график работы общественного транспорта, при котором оптимальнее использовать такси, удаленность места назначения и т. д.

Документы, которые работником представляются для подтверждения произведенного расхода, должны иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные нормами. К ним относятся наименование, реквизиты, адрес поставщика услуги, номер и дата документа, описание оказанной услуги, стоимость проезда, дата и подпись в приеме платежа.

Это произойдет даже в том случае, если ИНН указан, а значит есть возможность провести идентификацию перевозчика, но остальные реквизиты отсуствуют.

Какие необходимы подтверждающие документы

Для организации важно помнить, что если необходимо оплатить сотруднику расходы на найм такси, последнему должен правильно оформить подтверждающие документы и сдать авансовый отчет.

Для того, чтобы подтвердить расходы на использование такси работник обязательно должен предоставить документ на оплату услуг.

В качестве него обычно выступают:

  • Кассовый чек, который печатает таксиметр;
  • Квитанция БСО, которую оформляет сам водитель (встречается достаточно редко).

Постановление Правительства устанавливает перечень реквизитов, которые должна содержать квитанция — наименование, серия и номер и т.д.

Данные правила обязательны для соблюдения, и заменить квитанцию любым другим документом нельзя, поскольку эта возможность не предусматривается законом. Это особенно актуально для электронных систем такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber).

Если компания заключила прямой договор с указанными службами и все операции оплачиваются безналично с банковского счета, то для подтверждения расходов будет достаточно распечатки из электронной системы такси и выписки с банковского счета организации.

Однако чаще всего у компании нет прямого договора со службой такси, а работник зарегистрирован в системе на собственное имя и оплачивает услуги с личной банковской карты.

В этом случае обычной распечатки из электронной системы будет недостаточно, поскольку она, скорее всего, не будет содержать все обязательные реквизиты, и в первую очередь — серию и номер квитанции. Однако есть мнение Минфина, которое заключается в следующем.

НДФЛ с расходов на проезд

Если необходимость воспользоваться такси в командировочной поездке полностью обоснована и вызвана сложившейся необходимостью, то у работника не возникает экономическая выгода. А это значит, что НДФЛ рассчитывать и удерживать не нужно. Такого рода поездки вызваны интересами организации, а не работника.

У организации обязательно должны быть подтверждающие документы. В них указывается тот факт, что такси использовалось работником в служебных целях. Помимо этого, Желательно прописать обоснованность таких затрат во внутренних документах, к примеру, в положении по командировкам.

Также, расходы работника на найм такси не нужно учитывать в составе базы по расчету страховых взносов. Объектом их обложения являются выплаты работникам при двухсторонних трудовых отношениях либо согласно договору подряда. Предметом последних обычно являются оказание гражданином определенных услуг либо выполнение работ для заказчика.

Однако, если организация оплачивает расходы на такси, которые не подтверждены документально, либо признаны необоснованными, то данные суммы необходимо обязательно обложить НДФЛ и страховыми взносами. Ведь в такой ситуации это будет рассматриваться как получение работником выгоды.

Как отразить в учете расходы на такси

НК устанавливает, что затраты на такси субъект бизнеса имеет право включать в состав прочих расходов при расчете налога на прибыль. Но делать это допускается только в том случае, когда на руках есть необходимые подтверждающие документы — кассовый чек с поездки либо БСО.

Кроме этого, рекомендуется с работника запросить письменную объяснительную — по какой причине ему пришлось воспользоваться указанным видом транспорта. Например, необходимость доехать в аэропорт, расположенный далеко от города, либо отсутствие остановок общественного транспорта возле места его проживания в командировке.

В бухгалтерском учете данные расходы относятся к обычным расходам. Их необходимо отразить в учете в момент утверждения авансового отчета.

Источник:
http://buhproffi.ru/buhuchet/taksi-v-komandirovke-mozhno-li-brat-v-rashody.html

Когда возможна компенсация расходов на такси сотруднику?

В данной статье описываются правила составления служебной записки по оплате такси, а также перечисляются случаи, когда использование наемного транспорта является правомочным для работника. Отдельно описывается порядок действий по выплате сотруднику компенсации, а также указываются причины отказа в ней.

Читайте также  Как написать Зюганову

Когда необходимо взять такси работнику

В случае, когда работнику необходимо воспользоваться такси по служебной необходимости, он имеет право на получение денежного возмещения расходов по оплате проезда. Наличие у работника автомобиля не обязывает его использовать личный транспорт в служебных целях (исключая случаи, специально оговоренные в трудовом договоре или при найме на работу).

Руководство не может заставить работника выполнять трудовые обязанности с использованием личного транспорта. Следовательно, при возникновении необходимости работник может воспользоваться услугами такси, впоследствии запросив компенсацию. Выплата производится после подачи служебной записки. В некоторых организациях излишняя бюрократия не требуется, и сотруднику возмещают расходы по его устному заявлению. Однако по правилам ведения документации даже самые незначительные траты должны быть протоколированы.

Если использование общественного транспорта неприемлемо, сотрудник вызывает такси, составляя служебную записку постфактум. Наиболее частыми случаями использования службы такси являются:

  • Трансфер до аэропорта или вокзала (или до места проживания по прибытию в пункт назначения) по служебной необходимости
  • Срочный вызов на рабочее место, не предусмотренный производственным расписанием и не обусловленный виной сотрудника
  • Транспортировка важной документации или вещей, принадлежащих компании
  • Невозможность воспользоваться иными средствами передвижения
  • Необходимость поддержания реноме компании при проведении деловых встреч и/или переговоров
  • Ненадежность местного транспорта
  • Срочный характер служебного поручения

Как составляется служебная записка при компенсации расходов на такси сотруднику

  • Помимо стандартной шапки, содержащей ФИО и должность вышестоящего служащего, на чье имя составляется записка, название предприятия, ФИО и должность работника, в документе кратко описываются обстоятельства, повлекшие за собой несанкционированные расходы.
  • Ставиться дата, записка заверяется подписью составителя.
  • При наличии подтверждающего документа, в записке указывается его вид.

Скачать пример СЗ можно здесь.

Служебная записка на оплату такси в командировке (образец)

Обоснование взятия машины

Для составления служебной записки необходимо грамотно сформулировать цель поездки и указать причины, побудившие работника пренебречь иными способами проезда. Нелишним будет указать возможные негативные последствия при решении не пользоваться услугами такси. Цель поездки должна быть сформулирована кратко и емко.

Необходимые сведения и документы

В служебную записку включается название службы такси, их телефон, время подачи автомобиля, маршрут следования, промежуточные остановки, при их наличии. При длительной поездке и необходимости дозаправки машины прилагаются документы с заправки (чек или счет-фактура с указанием количества залитого бензина), километраж поездки и предполагаемый расход бензина.

Таксист обязан выдать чек с номером машины, личными данными водителя, суммой, которая требовалась к оплате с перечислением оказанных услуг, как основных, так и дополнительных. Если разрешение на использование такси было предоставлено руководителем заранее, следует приложить его к записке.

Инструкция по составлению

  1. Указать цель поездки
  2. Указать необходимость поездки
  3. Указать потраченную сумму
  4. Описать произведенные траты
  5. Детализировать произведенный заказ
  6. Описать маршрут
  7. Перечислить подтверждающие документы, приложенные к служебной записке.

Куда подавать

Служебная записка заполняется на имя руководителя или лица, ответственного за производство денежных выплат сотрудникам. Далее секретарем проставляется порядковый номер, записка визируется и отправляется на рассмотрение. При оценке причин, побудивших работника воспользоваться услугами такси, возможно разрешение руководством выплаты компенсации или отказ в возмещении денежных средств.

После разрешения руководителем производства выплат, записка с соответствующей резолюцией отправляется в бухгалтерию, где и производится начисление денежной компенсации. Бухгалтер определяет правильность оформления записки и подтверждающих финансовых документов.

Произведение выплат

Для получения компенсации сотрудник заполняет авансовый отчет, выданный ему работником бухгалтерии, где перечисляет состоявшиеся траты. Работодатель в форме письменного приказа разрешает произведение выплат. Бухгалтер производит выплату по согласованию с сотрудником:

  • в виде дополнительного начисления к ежемесячной заработной плате
  • отдельным платежом.

Если не оплачивают

Отказ в компенсации потраченных средств может случиться, если руководитель считает, что сотрудник превысил должностные полномочия.

  • Если у работника отсутствовала насущная необходимость в вызове такси, имелся временной запас и возможность воспользоваться общественным транспортом без ущерба для интересов компании, руководитель вправе отказать сотруднику в компенсации.
  • Также отказ правомочен при неоправданно длинном маршруте следования, наличии промежуточных остановок, не являющихся необходимыми (по мнению руководства).
  • При наличии доплат за сервис вызова такси, возникших по вине сотрудника, руководство не обязано производить компенсацию. Так, если водитель такси добавил к счету оплату за длительное время ожидания, корректировку маршрута клиентом в сторону более длинного, нарушение клиентом правил компании по перевозкам, компенсация со стороны руководителя не будет санкционирована.
  • Отказано в выплате будет, если наряду со служебными делам, сотрудник пользовался такси по личным нуждам. В этом случае руководитель может вынести сотруднику выговор, не компенсировав расходы.

Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию проезда работникам, смотрите в этом видео:

Источник:
http://uriston.com/trudovoe-pravo/vyplaty/kompensatsii/rashodov-na-taksi.html

Возмещение такси в командировке служебная записка

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

  • распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
  • заказать звонок оператора и т.п.,
  • посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

В этой статье мы рассмотрим преимущества каршеринга по сравнению со служебным или личным автомобилем и узнаем, что законодательство говорит об использовании каршеринга в командировке. Расскажем, как командированному подтвердить траты на каршеринг, а бухгалтеру — учесть эти расходы.

Особенности каршеринга

Каршеринг — это вид краткосрочной аренды автомобиля. Стоимость поездки зависит от разных факторов: длительности, пробега, времени суток, модели автомобиля. Есть тарифы и с фиксированной стоимостью. Обычно каршеринг применяют для коротких поездок по городу. Сервисы каршеринга есть во многих странах мира, включая Россию. Ими пользуются как местные жители, так и путешественники.

Чтобы стать пользователем сервиса каршеринга, водитель должен скачать мобильное приложение и зарегистрироваться: загрузить фото паспорта и водительских прав, ввести данные банковской карты. После этого нужно принять условия использования, прописанные в договоре-оферте, и дождаться подтверждения заявки.

Для людей, которые умеют водить, каршеринг может быть выгоднее, чем такси, собственная машина или автомобиль, взятый в традиционном пункте проката. Бензин, мойка, страховка и техобслуживание часто уже включены в тариф. Поэтому все больше компаний задаются вопросом, можно ли использовать каршеринг для командировок. Некоторые сервисы предлагают особые условия для корпоративных клиентов, но в этой статье мы рассмотрим именно разовое использование каршеринга.

Преимущества каршеринга по сравнению со служебным и личным автомобилем

  • На порядок меньше сопутствующих документов: не нужно готовить путевой лист, заключать договор аренды автомобиля (если сотрудник едет на личном авто), собирать чеки с заправок и сервисов технического обслуживания.
  • Не нужно оплачивать парковку автомобиля: каршеринговые машины оставляют на городских стоянках в большинстве случаев бесплатно.
  • Не придется тратиться на бензин. Многие сервисы каршеринга предусматривают бесплатную заправку по топливной карте сервиса. Другие компании делают так, что автомобиль с пустым баком в принципе не виден пользователям. Третьи возмещают водителю траты на бензин при предъявлении чека.
  • Не нужно проводить техобслуживание автомобиля и мыть его — за этим следят сами сотрудники сервиса каршеринга. Задача водителя — перед использованием автомобиля сфотографировать его и зафиксировать все царапины, трещины и другие повреждения.

Каршеринг и законодательство

Трудовой кодекс РФ и Положение о командировках гласят, что работодатель должен оплатить сотруднику проезд к месту командировки, а также возместить иные расходы, произведенные с ведома организации. В законодательстве не указывается, каким именно транспортом должен пользоваться командированный, а значит, выбор способа передвижения не ограничен.

Согласно письму московских налоговиков, расходы на аренду автомобиля допустимо учесть в числе командировочных расходов:

«Исходя из вышеизложенного суммы оплаты организацией аренды автомобиля или стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц»

Читайте также  Членские взносы в садоводческих товариществах: какие правила устанавливает закон № 217-ФЗ

Возможность использования арендованного авто подтверждает и постановление ФАС, по которому расходы руководителя компании на аренду автомобиля во время командировки признаны правомерными.

Таким образом, арендовать машину во время командировки можно. Главное — подтвердить оправданность расходов и собрать соответствующие документы.

Подтверждающие документы для каршеринга

В упомянутом выше Письме УФНС РФ по Москве говорится:

«Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке»

Исходя из этого, расходы на каршеринг можно подтвердить несколькими документами.

1. Договор аренды автомобиля

Регистрируясь в приложении каршеринга, пользователь путем проставления соответствующей отметки принимает условия договора-оферты с каршеринговой компанией. Как правило, такие договоры обезличены, то есть в них не прописаны данные пользователя. Найти договор можно на сайте компании или скачать в личном кабинете в приложении. Например, клиент Belka Car при регистрации акцептует Договор присоединения и условия пользовательского соглашения.

Чтобы отчитаться о командировке, надо распечатать договор, а также скриншот профиля сотрудника в приложении.

Важный момент: если машина арендована за рубежом, то договор аренды нужно перевести на русский язык. Этого требует Положение по ведению бухучета в РФ.

2. Чек об оплате аренды

Сервисы каршеринга, как и агрегаторы такси, после завершения поездки присылают пользователю чек на электронную почту. Также его можно скачать из личного кабинета. Чек нужно распечатать и приложить к авансовому отчету.

3. Маршрут поездки

Маршрут движения автомобиля можно отнести к иным документам, подтверждающим факт того, что командированный пользовался арендованной машиной. Обычно информация о маршруте содержится в разделе «Поездки»/«История поездок». Например, пользователи «Яндекс.Драйв» в разделе «Поездки» могут найти информацию о всех совершенных поездках. На карточке поездки указаны:

  • адрес начала и окончания маршрута;
  • время начала и окончания поездки;
  • стоимость поездки.

Для отчета нужно сделать скриншот поездки, распечатать и приложить к отчету.

4. Служебная записка

В служебной записке нужно указать цель и маршрут поездки, ее стоимость. Также необходимо обосновать расходы на каршеринг в командировке — например, назвать причину, по которой невозможно было использовать общественный транспорт или такси.

Поскольку командированный оплачивает поездку из собственных денег (сервисы каршеринга предусматривают оплату с карт физических лиц), то именно служебная записка служит основанием для компенсации его расходов работодателем. После того как записку подписывает руководитель командированного, ее передают в бухгалтерию.

5. Авансовый отчет

Согласно пункту 26 Положения о командировках, вернувшись из рабочей поездки, сотрудник должен сдать в бухгалтерию заполненный авансовый отчет с описанием трат и подтверждением в виде чеков и других документов.

На обратной стороне отчета в таблице нужно прописать названия всех документов, которые подтверждают пользование каршерингом, а также сумму расходов.

Учет расходов на каршеринг

Исходя из статьи 217 Налогового кодекса РФ, те суммы, которые работодатель перечисляет работнику для компенсации целевых расходов на проезд к месту командировки и обратно, на поездки к вокзалу или аэропорту на месте, не облагаются НДФЛ. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету, расходы на проезд в командировке относятся к «расходам по обычным видам деятельности».

Компенсировать траты командированного на каршеринг можно двумя способами.

  • Организация перед поездкой перечисляет сотруднику деньги на каршеринг, и по возвращении он отчитывается о тратах.
  • Сотрудник оплачивает услуги сервиса своей банковской картой и после сдачи авансового отчета получает возмещение.

Еще можно почитать:

Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее

Источник:
http://b2b.tutu.ru/content/article/carsharing/

НДФЛ: возмещение расходов на такси в служебных командировках

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения работодателем расходов работников по проезду на такси во время нахождения в служебных командировках и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

Статьей 168 Трудового кодекса РФ (далее — Трудовой кодекс) предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Трудовой кодекс и статья 217 Кодекса не содержат ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Исходя из вышеизложенного, суммы оплаты организацией проезда работников на такси при направлении их в командировку, а также возмещение организацией стоимости использования такси для различных поездок работников во время нахождения в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц.

При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, оформленные надлежащим образом и позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях.

Об освобождении от НДФЛ расходов на проезд в командировке

Возмещать расходы по проезду в служебных командировках — это обязанность работодателя. Конкретный порядок возмещения таких затрат и их размер прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

При этом выводятся из-под налогообложения НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд как компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание: расходы на проезд на такси можно учитывать только в том случае, если они понесены в служебных командировках. Проезд же на такси сотрудников с целью доставки их на работу и с работы признается доходом сотрудников, который подлежит обложению НДФЛ (постановление ФАС Уральского округа от 18.06.2010 № Ф09-4486/10-С2).

Контролирующие органы настаивают на том, что в законодательстве нет ограничения на то, каким видом транспорта может воспользоваться командированный сотрудник. А потому возмещение расходов на проезд на такси командированным работникам они признают компенсационными выплатами, освобождаемыми от НДФЛ (письма Минфина России от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549, от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241).

Компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает обязательное документальное подтверждение таких затрат.

Если же целевое использование возмещенных расходов на проезд на такси не подтверждено документально, то теряется их компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях. Так сказано в письме Минфина России от 05.02. 2010 № 03-03-05/18.

Источник:
http://na.buhgalteria.ru/document/n63844