Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Решают проблему по-разному, но сходятся все в одном: чтобы подобного впредь не повторялось, права и обязанности каждого отдела должны быть задокументированы. Не нужно ничего изобретать: подобный род документов давно существует, его успешно используют различные организации, а называется он положением о подразделении. Положение представляет собой локальный нормативный акт, который описывает задачи и функции подразделения, определяет его права и взаимоотношения с другими структурными и обособленными подразделениями. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс создания положения о канцелярии (службе ДОУ, отделе документооборота).

Среди обязательных документов организации положения о структурных и обособленных подразделениях не фигурируют. Их цель – перечислить функциональные обязанности каждого отдела. Проще говоря, положениями определяется, кто и что в компании должен делать.

Однажды юридическому отделу компании N пришлось делать по четыре копии каждого из пятисот многостраничных документов. Как говорится, «Внимание, вопрос!»: работа какого из отделов была парализована на несколько дней, потому что весь персонал встал за копировальные машины, – юридического или ДОУ? Ответ: обоих отделов, что в корне неверно. Если бы в Положении о службе ДОУ компании N значилась функция выполнения копировально-множительных работ для всех подразделений, юристы занимались бы своими прямыми обязанностями. В противном случае какое отношение имеют к работникам службы ДОУ эти пятьсот документов?

Относительно того, кто именно должен работать над положением об отделе, мнения разделяются. Как правило, это делают или сами работники подразделения, или сотрудники управления по персоналу. Подводные камни есть в обоих случаях: работники канцелярии с легкостью перечисляют свои задачи и функции, но теряются, когда дело доходит до более общих разделов. Кадровики же, напротив, спотыкаются о функционал подразделения. По нашему мнению, оптимальным вариантом будет разработка положения о подразделении работником (а лучше руководителем) этого самого подразделения.

Место канцелярии в вашей организации. Не рано ли браться за положение?

Вариант 1. Канцелярия существует лишь фактически, на самом деле в нее входят один-два работника, которые занимаются делопроизводством (секретарь, офис-менеджер). Документально эти работники могут числиться в каком угодно отделе: секретариате, АХО, управлении по общим вопросам. Так часто бывает в небольших компаниях, где работает до сотни человек. В этом случае составлять положение о канцелярии рано, ведь самого структурного подразделения еще нет. На этом этапе главное – грамотно выстроить все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством.

Вариант 2. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение. Варианты названий: отдел документационного обеспечения управления, административная служба, канцелярия и т.п.

Вариант 3. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение в составе более крупного (например, административно-хозяйственного) управления.

В случае если ваша канцелярия попадает под последние два варианта, целесообразно составить положение о подразделении.

Структура положения. Пишем основной текст

Независимо от того, для какого отдела, службы или управления пишется положение, оно будет включать следующие части:

  1. Общие положения.
  2. Структура и штатная численность.
  3. Задачи.
  4. Функции.
  5. Права.
  6. Ответственность.
  7. Взаимодействие.

Как видите, в рамках организации труд довольно фундаментальный, и человек, лишь в общих чертах знающий, что представляет собой канцелярия внутри организации, вряд ли с ним справится. Далее мы последовательно разберем каждую их указанных частей и завершим статью образцом положения о канцелярии. Если вы работаете над положением, вам останется лишь «подогнать» этот образец под свою организацию.

Общие положения. Во-первых, этот раздел описывает место подразделения в структуре всей организации. Необходимо указать, является ли ваша канцелярия самостоятельным отделом или же входит в состав более крупного департамента. Здесь же нужно написать, кому подчиняется подразделение (например, непосредственно генеральному директору, начальнику (заведующему) канцелярией, начальнику вышестоящего департамента и т.п.).

Во-вторых, следует указать порядок создания отдела. Как правило, все подразделения создаются путем издания приказа по основной деятельности за подписью генерального директора, но возможны и другие варианты.

В-третьих, нужно перечислить документы, которыми канцелярия руководствуется в своей ежедневной работе. Некоторые предпочитают расписывать подробно все ГОСТы и постановления, другие ограничиваются простым упоминанием федерального законодательства и нормативных правовых актов. На наш взгляд, второй вариант предпочтительнее, потому что исключает возможность построения неполного списка.

Структура и штатная численность. Как следует из названия, в этом разделе описывается персонал подразделения – перечисляются специальности с указанием количества штатных единиц.

Более сложный подход – описать требования к работнику каждой специальности, например: «На должность заведующего канцелярией назначается работник, имеющий высшее гуманитарное образование, опыт работы в сфере делопроизводства от 4 лет и опыт руководящей работы от 2 лет».

В этом же разделе нужно указать, что должностные обязанности работников закреплены в должностных инструкциях. Начальник распределяет обязанности между персоналом подразделения на основе этих инструкций.

Кроме того, кадровики рекомендуют закреплять за руководителем право создавать внутри подразделения временные структурные единицы, например рабочие или проектные группы для выполнения отдельных поручений высшего руководства или решения конкретных задач. Для создания временной структурной единицы издается организационно-распорядительный документ: приказ генерального директора или распоряжение (указание) руководителя управления, в состав которого входит канцелярия.

Задачи подразделения. Традиционно разделы «Задачи» и «Функции» представляют основные трудности при составлении любого положения. Казалось бы, все прекрасно знают, чем занимается канцелярия, но вербализировать это почему-то нелегко…

Чтобы перечислить задачи канцелярии, ответьте на вопрос: для чего вообще компании ваш отдел? Наверное, для того, чтобы работа с документами во всей компании, даже если в ней заняты тысячи человек, строилась по единым схемам?

Отлично, вот и первая задача: «Организация единой системы делопроизводства в компании».

Попробуем ответить на этот же вопрос еще раз. Канцелярия работает для того, чтобы любой документ за десять лет существования компании можно было легко отыскать и взять в работу.

Записываем вторую задачу: «Комплектование архивного фонда документов компании. Обеспечение сохранности, учета и использования документов, переданных на архивное хранение».

Чтобы «найти» третью задачу, пойдем от обратного: представьте на минуту, что на сегодня ваша канцелярия просто исчезла и ни одной операции по делопроизводству за целый рабочий день выполнено не будет. Что произойдет в компании? Документы останутся без регистрации и своих адресатов, скорее всего, никогда не найдут. Задания, поставленные руководством, не попадут к исполнителям, а корреспонденция не будет отправлена.

Формулируем третью задачу: «Своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям и отправка».

Трех задач вполне достаточно (впрочем, можно сформулировать и больше). Теперь нужно выстроить их в порядке значимости.

Функции. Функции подразделения описать легче, потому что они менее абстрактны и служат именно для того, чтобы выполнять задачи. Следовательно, каждая функция подразделения, внесенная в положение, должна:

а) быть описанием конкретного действия,

б) соотноситься с задачами, представленными в предыдущем разделе нашего положения.

Простейший способ описать функционал подразделения – провести анкетирование его сотрудников (Пример 1). Вопрос в анкете задается всего один: за проведение каких именно операций по делопроизводству вы ежедневно отвечаете?

Источник:
http://www.profiz.ru/sr/6_2013/polozh_kanceljar/

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2020 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Читайте также  Предприятие выкупило по договору лизинга лизинговое имущество (автомобиль) по стоимости 1000 руб

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • структуру предприятия, учреждения, организации;
  • организацию делопроизводства;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • системы организации контроля за исполнением документов;
  • оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
  • основы экономики, организации производства, труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями директора организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией — образец 2020 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

Источник:
http://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-zavedujushhego-kanceljariej

Специалист канцелярии должностные обязанности

24 эффективных совета по обрастанию полезными связями» srcset=»https://hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2016/01/24-эффективных-совета-по-развитию-социальных-связей1-300×127.jpg 300w, https://hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2016/01/24-эффективных-совета-по-развитию-социальных-связей1.jpg 795w» sizes=»(max-width: 300px) 100vw, 300px»>

Разработка положения о канцелярии


Среди обязательных документов организации положения о структурных и обособленных подразделениях не фигурируют. Их цель – перечислить функциональные обязанности каждого отдела. Проще говоря, положениями определяется, кто и что в компании должен делать.

Однажды юридическому отделу компании N пришлось делать по четыре копии каждого из пятисот многостраничных документов. Как говорится, «Внимание, вопрос!»: работа какого из отделов была парализована на несколько дней, потому что весь персонал встал за копировальные машины, – юридического или ДОУ?

Относительно того, кто именно должен работать над положением об отделе, мнения разделяются.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

24 эффективных совета по обрастанию полезными связями

Современные тренды и подходы в обучении персонала

Prom-Nadzor.ru

Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].1.5.

На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.1.6. Заведующий канцелярией должен знать:- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;- единую государственную систему делопроизводства;- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;- структуру предприятия;- организацию делопроизводства

Общие положения 1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется ____________________________ (директору предприятия; ________________________________________________________________________. иному должностному лицу) 1.5.

На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

3.8. Взаимодействовать: — с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов; — с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; — с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр; — с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела; — [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное]. IV. Ответственность Заведующий канцелярией несет ответственность: 4.1.

Читайте также  Образец договора уступки права требования 2020 года

В случае вхождения

advant24.ru

Единую государственную систему делопроизводства.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации заведующего канцелярией 3) Требования к квалификации.

Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Обязанности специалиста канцелярии, машинистки, экспедитора, курьера районного суда

Экспедитор назначается на должность и освобождается с должности в соответствии с действующим трудовым законодательством приказом генерального директора компании. Экспедитор подчиняется руководителю отдела реализации и маркетинга Подразделения.

В период временного отсутствия экспедитора его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

Канцелярия

Общие положения является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно директору.

II. Задачи Организация и руководство службой делопроизводства на предприятии. III. Структура 1.

Структуру и штаты канцелярии утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства. 2. В состав канцелярии могут входить инспекция по контролю группы обработки входящих, внутренних и исходящих документов, экспедиция, машинописное бюро, секретариат и другие подразделения. IV. Функции 1.

Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

2. Осуществление контроля над сроками исполнения документов. 3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документальных материалов текущего архива.

Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:2.1.

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.2.2.

В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.2.3.

Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.2.6.

Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.2.7.

Источник:
http://advokatn.ru/specialist-kanceljarii-dolzhnostnye-objazannosti-78720/

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия] [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию] [число, месяц, год]

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива;

— настоящей должностной инструкцией;

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

— [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Источник:
http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-zaveduyushchego-kancelyariey

Положение об отделе канцелярия

I. Общие положения

1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.
5.3. .
6. .

Читайте также  Справка 2 НДФЛ, если в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком: дают ли справку после декрета, как рассчитать пособие по справке, код дохода

II. Структура

1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

Бюро (сектор, группа)
экспедиции

Машинописное бюро
(сектор, группа)

Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)

3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

(руководителями бюро, секторов, групп)

III. Задачи

1. Организация делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3. Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
4. .

IV. Функции

1. Ведение делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
3. Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
4. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
5. Формирование дел и их сдача на хранение.
6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
9. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
10. Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
13. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
15. Выполнение копировальных и множительных работ.
16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
17. .

V. Права

1. Канцелярия имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
1.7. .
2. Заведующий канцелярией также вправе:
2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
2.3. .
3. .

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями предприятия — по вопросам:
— ведения делопроизводства;
— организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
— подготовки и представления документов;
— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
— получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

Источник:
http://hr-portal.ru/doki/polozhenie-ob-otdele-kancelyariya

Секретарь канцелярии районного суда: обязанности

Секретарь канцелярии — это не самая высокооплачиваемая, но достаточно престижная должность в аппарате районного суда. Для поступления на работу кандидат должен иметь высшее юридическое образование и обладать базовыми навыками делопроизводства. Опыт для занятия этой должности необязателен.

Как устроиться на работу?

Как узнать о существовании вакантного места? Обычно этой информацией владеет консультант суда, заведующая или непосредственно канцелярия. Секретарь (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород и другие крупные российские города нередко опускают эту позицию в списках должностей районных судов, и тогда секретарские обязанности перечисляются в должностной инструкции консультанта или специалиста первого, второго или третьего разряда) — это лицо, на которое возлагается ответственность за эффективную организацию делопроизводства. Хотя примерно то же самое можно сказать и о некоторых других административных должностях, следует помнить, что секретарь судебного заседания, к примеру, отвечает за оформление гражданских, уголовных и административных дел только в процессе рассмотрения этих дел судьей. Секретарь канцелярии либо заводит дела (то есть оформляет иски, заявления и уголовные материалы непосредственно после их поступления в районный суд и до принятия документов к рассмотрению конкретным судьей), либо производит предписанные нормативными актами действия в отношении уже рассмотренных дел, по которым вынесены решения, определения или приговоры.

Чтобы устроиться на работу в канцелярию районного суда, следует для начала позвонить в суд и узнать о наличии или отсутствии подходящей вакансии. Если вакантное место не является декретным, придется сдать экзамен на знание текста Конституции РФ и основных положений федерального закона «О государственной гражданской службе». Сдача экзамена проводится на конкурсной основе, так как на вакантное место обычно претендуют несколько кандидатов. Если же вакансия освободилась в результате ухода предыдущего работника в декретный отпуск, сдавать экзамен не требуется, так как с соискателем заключают не постоянный, а срочный служебный контракт.

Обязанности

К сожалению, по отношению к данной профессии не существует определенного перечня обязанностей. Список всегда остается открытым. Тем не менее можно указать основные виды деятельности, которую выполняет среднестатистический секретарь судебной канцелярии. Это:

  • принятие гражданских и уголовных дел, а также административных материалов от секретарей судебного заседания, проверка правильности их оформления и факта соблюдения всех требований процессуального законодательства;
  • хранение дел за последние два года (включая текущий) в активном архиве канцелярии;
  • изготовление исполнительных листов по заявлению лиц, участвующих в деле;
  • проставление даты вступления судебных актов в законную силу;
  • отправка вступивших в законную силу судебных актов в заинтересованные инстанции, включая, к примеру, кадастровую палату или тюрьму;
  • изготовление ксерокопий судебных актов по заявлению сторон и их заверение у соответствующих судей;
  • прием граждан по рассмотренным делам;
  • прием телефонных звонков от граждан, представителей организаций и государственных органов;
  • выполнение поручений председателя суда, судей, заведующего канцелярией, консультанта, администратора.

Как можно догадаться, последний пункт подразумевает практически любые действия, входящие в компетенцию отдела делопроизводства в районном суде, и секретарь канцелярии обязан исполнять порученное в рамках своей должностной инструкции и нормативной документации.

Перспективы

Хотя не все считают такую профессию, как секретарь канцелярии, достаточно престижной, на самом деле она способна дать хороший толчок к движению по карьерной лестнице всем, кто мечтает о должности мирового судьи. Достаточно иметь пятилетний стаж работы в районном суде на должности, требующей наличия высшего юридического образования, чтобы соответствовать базовым требованиям закона, предъявляемым к кандидатам на должность мирового судьи.

Источник:
http://fb.ru/article/225225/sekretar-kantselyarii-rayonnogo-suda-obyazannosti