Купите трудовую книжку и приходите с ней к нам»

«Купите трудовую книжку и приходите с ней к нам».

Краткое содержание:

Вы молодой и полный сил специалист. Вы пришли к своему первому работодателю. Ощущаете волнение перед оформлением своей первой работы и полны сил, энтузиазма и карьерных амбиций. Но в отделе кадров вас просят самостоятельно купить бланк трудовой книжки в киоске или магазине и принести его на работу для оформления. Должны ли вы так сделать? Ни в коем случае! Такая трудовая книжка может оказаться поддельной!

Многие считают трудовые книжки анахронизмом, пережитком советской эпохи. Считают, что место ей на полке с историческими артефактами, а не в отделе кадров. Но пока это важный документ, которым вы можете подтвердить свой стаж работы, должности и место работы, как и многое другое.

Бумажные трудовые книжки сейчас планируют заменить электронными, но пока законопроект лишь рассматривает Госдума, а когда он вступит в силу не известно. И пока электронные трудовые книжки все еще неопределенное будущее нам приходится довольствоваться бумажными версиями.

Оформление, внесение записей, хранение и учет трудовых книжек работника четко регламентируется нормативными документами. В правилах ведения трудовых книжек предусматривают не только как делать записи в трудовую книжку, как их исправлять, в случае выявления ошибки, но даже чернила, которые можно использовать для этих целей!

Естественно, законодатель не забыл регламентировать и правила оформления трудовой книжки работнику, который впервые пришел на работу и у него еще нет оформленной трудовой книжки.

Правила требуют, чтобы работодатель самостоятельно приобрел и заполнил трудовую книжку такому работнику. Требовать от работника приобрести книжку самостоятельно незаконно и может расцениваться как административное правонарушение в соответствии с частью 1, 2 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ — Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (штраф для юридических лиц до 50 000 рублей).

Но это не означает, что кадровый работник просто сам должен сбегать в ближайший канцелярских магазин и купить бланк трудовой книжки. Трудовые книжки относят к защищенной полиграфической продукции и могут изготавливаться только на фабриках Гознака. А приобретать такие бланки работодатель может только по договору поставки у специальных поставщиков.

Если же работодатель нарушает правила оформления трудовых книжек, чем это грозит работнику?

При переходе к новому работодателю и при предъявлении неверно оформленной или купленной в магазине трудовой книжке, изготовленной не на фабрике Гознака, новый работодатель может заподозрить подделку, а предоставление недостоверных сведений и документов при оформлении на работу является основанием для увольнения. Хоте ли бы вы иметь в своем резюме или трудовой книжке информацию о том, что вас уволили за предоставление подложных документов?

Не меньше проблем может возникнуть при оформлении пенсии (но кто о ней задумывается. Когда устраивается на свою первую работы?). Ведь вам будет сложно подтвердить свой стаж работы, особенно если часть компаний, в которых вы работали, к моменту выхода на пенсию уже могут закрыться и получить от них сведения о Вашем стаже будет невозможно.

Источник:
http://www.9111.ru/questions/777777777971936/

Где и как купить трудовую книжку?

Устраиваясь на работу повторно, потенциальный сотрудник, обычно имеет на руках весь необходимый пакет документов. Рассмотрим, где купить трудовую книжку гражданину, если он намеревается начать официальные рабочие отношения впервые.

Где и как получить трудовую книжку

Ответ на вопрос, где и как легально получить трудовую книжку, зависит от того, какой по счету раз гражданин устраивается на работу. Если лицо намеревается заключить трудовой договор, работодатель затребует от будущего сотрудника целый ряд документов, трудовую книжку в том числе. Необходимость ее предоставить возникнет только в том случае, если сотрудник намеревается устроиться на работу уже не в первый раз.

Это значит, что при увольнении с прежнего места работы гражданину необходимо забрать свою трудовую книжку со всеми записями, касающимися расторжения договора и передать ее новому работодателю.

Если же на работу устраивается лицо, которое не имело в прошлом официальных трудовых отношений, новую книжку ему обязаны предоставить в отделе кадров. Обычно сотрудники, принимающие новых кадров, знают об этом правиле, и проблем не возникает, вся процедура проходит автоматически.

Но если работодателем, например, является индивидуальный предприниматель, который просто не знает о правилах, в таком случае стоит напомнить ему о ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Ст. II устанавливает обязанность для каждого работодателя оформить трудовую книжку не позднее, чем через неделю после приема на работу.

В книжку он должен внести следующую информацию:

  1. ФИО нового сотрудника.
  2. Дату рождения.
  3. Данные об образовании, полученной специальности и особых навыках, необходимых для выполнения трудовой деятельности.
  4. Дата принятия на работу с указанием номера Приказа на осуществление данного мероприятия.
  5. Сведения о должности, на которую принимается гражданин, переводах внутри предприятия, о поощрениях или награждениях, если они осуществлялись согласно Приказу работодателя.

Никакой платы за предоставление трудовой книжки работодатель требовать не должен. Чтобы она была заполнена, у гражданина при устройстве попросят следующие документы:

  1. Паспорт гражданина РФ.
  2. Документы, подтверждающие полученное образование: диплом или аттестат. При условии, что претендент еще не окончил учебное заведение, у него могут потребовать зачетную книжку.
  3. Военный билет, если сотрудник – военнообязанный. Сведения о нем в трудовую книжку не вносятся, но оформить официально на работу без военного билета, преписного или справки военнообязанного по закону нет возможности.

В ряде случаев может потребоваться справка с предыдущего места работы. Но только, если трудовая книжка была утеряна или уничтожена. Плюс при такой ситуации по возможности обращаются на старое место работы с просьбой о выдаче дубликата. В таком случае пустую книжку, может потребоваться, покупать самостоятельно.

Заполнением трудовой книжки занимается или сам работодатель, или сотрудники отдела кадров.

Дополнительная трудовая книжка

Наличием двух, а то и трех мест работы сейчас никого не удивить. И большинство работодателей требуют оформление трудовой книжки, т.к. при ее отсутствии на начальника отдела кадров и директора налагается штраф, если факт будет установлен проверкой. Поэтому некоторые граждане заводят не по одной трудовой книжке.

В российском законодательстве отсутствует правовой акт, который прямо бы указывал на запрет иметь несколько трудовых книжек.

Имеется только косвенная ссылка в ст. 66 ТК РФ, где установлено, что если гражданин имеет несколько мест работы, то трудовую книжку необходимо хранить по основному из них. При желании владельца в документ разрешено вносить записи о наличии других мест работы. Т.е. указания на необходимость заводить вторую книжку при подобной ситуации не имеется.

Однако при наличии двух документов никакого наказания ни одному задействованному лицу не предусмотрено, как раз, по причине отсутствия норматива запрещающего деяние.

Но желательно избегать ситуаций, при которых у гражданина имеется две трудовые книжки. В любом случае нельзя будет представить их обе для начисления пенсии в ПФР, потребуется выбрать ту, что принесет больше денег.

Плюс, если владелец двух трудовых книжек получает какие-то пособия в качестве льготника, имеющего определенный доход, обнаружение второй книжки закономерно вызовет требование вернуть все денежные средства.

Где купить трудовую книжку

Ситуации, при которых работнику необходимо самостоятельно купить чистый бланк, крайне редки. Ответственные лица в отделе кадров закупают их массово особенно, если предприятие относится к категории крупных. Данный вид документов относится к бланкам категории строгой отчетности. Поэтому покупка их возможна только у продавцов, которым документы поставляют официальный производитель — Гознак.

Статья расходов, связанная покупкой трудовых книжек, отражается при составлении бухгалтерской отчетности на балансе фирмы. Если же приобретает книжку сотрудник, окажется, что сведения не только не отразятся в бухучете, но и не будут внесены в приходно-расходную книгу. В которую требуется вписывать данные обо всех трудовых книжках и вкладышах.

Сам работодатель покупает бланки документа и вкладыши к нему на основании договора купли-продажи с официальным поставщиком (Приказ Минфина № 117н). Поэтому, если сотрудники отдела кадров требуют от потенциального работника предоставить чистый бланк трудовой, их действия расцениваются, как неправомерные.

Но если потребность возникла, то купить пустую книжку можно легально в простом канцелярском магазине или в киоске Роспечати. Только следует удостовериться, что она не является устаревшей формы и имеет все степени защиты.

Цена трудовой книжки

Хотя работодатель не должен требовать деньги за выдачу книжки при поступлении на работу, это не значит, что получателю она обойдется бесплатно.

Стоимость бланка может быть вычтена из его первой заработной платы на новом месте. В среднем это от 100 до 200 руб.

Когда работнику приходится совершать покупку самостоятельно, в киоске Роспечать трудовая книжка в 2020 году обойдется по цене от 300 до 400 рублей.

Источник:
http://alaws.ru/gde-kupit-trudovuyu-knizhku/

Приобретение трудовых книжек

За чей счет осуществляется приобретение трудовых книжек. Кто должен нести затраты на приобретение: работодатель или работник?

Часть 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на всех работников, кроме совместителей, проработавших у него свыше пяти дней. Эту обязанность работодатели соблюдают, но вот приобретение трудовых книжек для работников многие из них не приветствуют. Почему? Считают это лишней тратой времени и денег. Особенно это ярко выражено в бюджетных организациях, где для приобретения трудовых книжек необходимо заключить договор и соблюсти при этом требования законодательства о закупках. Поэтому проще сказать будущему работнику, сходи в магазин, купи трудовую книжку и приходи с ней.

Читайте также  Закон о тишине в Санкт-Петербурге (Ленинградской области) 2020: официальный текст с поправками, основные положения, ответственность за нарушения

Почему у работника может не быть трудовой книжки?

Во-первых , он может трудоустраиваться впервые.

Во-вторых, трудовая книжка может быть утрачена. Не важно по чьей вине, важен сам факт отсутствия трудовой книжки.

И кто должен этот пробел закрыть, кто должен взять на себя бремя расходов на приобретение трудовой? Лично я считаю, что работодатель. Почему? Объясню далее.

Почему приобретение трудовых книжек обязанность работодателя

В случае, если работник трудоустраивается впервые

Во-первых , ч. 1 в ст. 65 ТК РФ устанавливает перечень документов, необходимых для представления при трудоустройстве. Одним из документов выступает трудовая книжка. Но данная норма уточняет, что предоставление трудовой книжки не распространяется на работников, впервые заключающих трудовой договор.

Часть 1 ст. 65 ТК РФ: при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

Во-вторых , пункт 8 Правил ведения трудовых книжек устанавливает, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

По смыслу изложенного следует, что приобретение трудовой книжки для работника, впервые вступившего в трудовые отношения, возлагается на данного работодателя.

В случае, если трудовая книжка утрачена

Если трудовая книжка утрачена по вине работника, то он обязан заявить об этом своему работодателю. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Данный порядок установлен п. 31 Правил ведения трудовых книжек.

Как видите, в случае утраты трудовой книжки работником, на него не возлагается обязанность ее приобретения. На работника возлагается лишь обязанность о незамедлительном уведомлении работодателя.

Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, то не должно возникать никаких вопросов о том, кому приобретать новую.

В случае, если при трудоустройстве у работника отсутствует трудовая книжка, то ему необходимо на имя работодателя подать заявление об оформлении трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. Например:

Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с трудоустройством впервые (утратой трудовой книжки).

Остальные действия должен будет произвести работодатель.

В-принципе, я допускаю возможность, когда работник приобретает трудовую книжку за собственные средства, но в этом случае работодатель должен понесенные работником затраты компенсировать.

Так много сказано о тех или иных нормах законодательства, из которых следует вывод, что трудовые книжки должен приобретать работодатель. Но есть еще один документ, который прямо на это указывает. Еще в далеком 2003 году Министерство финансов Российской Федерации утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (приказ от 22 декабря 2003 г. № 117н). Обратите внимание, что трудовыми книжками обеспечивают Работодателей, а не Работников.

Источник:
http://prava-rabotnika.ru/priobretenie-trudovyx-knizhek.html

Где и как купить трудовую книжку

При оформлении на работу, поступающий на вакантную должность, подает работодателю документы, ст.65 ТК РФ.

В этот список входит предъявление трудовой книжки, за исключением тех, кто впервые поступает на работу или трудоустраивается по совместительству.

Тот, кто трудовую книжку потерял, должен восстановить ее по предыдущему месту работы..

Трудовая книжка это необходимый документ для работника, в котором указывается вся трудовая деятельность, стаж, поощрения.

Для гражданина, который ищет работу, сведения в трудовой книжке могут быть как положительными так и отрицательными, например: большое количество поощрений свидетельствует о том, что работа выполняется качественно, в требуемых объемах и установленные сроки; сведения об увольнении по отрицательным основаниям свидетельствуют о том, что при приеме на работу могут возникнуть негативные обстоятельства следствием которых будет невыполнение или некачественное выполнение работы, нарушение трудовой дисциплины.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности, образец утверждается нормативными документами органа исполнительной власти, имеет серийный номер.

Форма, порядок хранения и ведения трудовых книжек регулируется нормативными актами Правительства Российской Федерации, ст.66 ТК РФ.

В настоящее время действует Постановление Правительства Российской Федерации №225 от 16.04.2003г. «О трудовых книжках», которым утверждены образцы трудовых книжек, Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Когда лицо впервые поступает на работу или трудовая книжка утеряна, то требуется новый документ.

Возможны два варианта:

  1. Работник приобретает бланк трудовой книжки, который имеется в свободной продаже в книжных и канцелярских торговых точках. Например, в Санкт-Петербурге можно свободно, без предъявление каких-либо документов, за наличный расчет купить его в сети магазинов «Буквоед»,
  2. Приказом Минфина от 22.12.2003г. №117н «О трудовых книжках» утвержден «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки», согласно которому п.2, п.3, обеспечение бланками по договору возложено на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, отвечающих требованиям установленным изготовителем.

Учет бланков трудовых книжек ведется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек, по утвержденной форме.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опломбирована. Работодатель должен иметь необходимый запас бланков.

При анализе указанных нормативных актов следует, что бланк трудовой книжки должен приобрести работодатель и при необходимости его использовать.

Вы можете посмотреть ментальную карту «Заключение трудового договора», о том, как правильно оформить прием на работу сотрудника

Или узнайте ЗДЕСЬ, как в судебном порядке может быть оспорено прекращение трудового договора

В случае, когда бланк приобретает работник, возникают трудности легализации,: необходимо покупку бланка провести документально (чеки, договор, сведения о приобретателе) по бухгалтерии, реквизиты и иные сведения по бланку внести в приходно-расходную книгу.

За нарушение Правил хранения и ведения трудовых книжек предусмотрена дисциплинарная ответственность. Приказом по организации назначается ответственное лицо за ведение и хранение трудовых книжек.

В случае нарушения Правил в отношении ответственного лица проводится служебная проверка по результатам которой может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Основанием для проведение служебной проверки являются выявленные факты нарушений законодательства по ведению и хранению трудовых книжек, это могут быть акты проверок инспекции по труду, внутренней комиссии с резолюцией руководителя организации о назначении проверки.

Законодательство, ст.192 ТК РФ, предусматривает три вида дисциплинарных взысканий:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

Выбор дисциплинарного наказания зависит от ситуации, при которой был совершен проступок и предлагается лицом, проводившим служебную проверку, в своем заключении.

Конкретное взыскание налагается приказом по организации. Увольнение, применяется в исключительных случаях.

Оно возможно, только по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание).

Обратите внимание на следующий нюанс: если в течение года после применения дисциплинарного взыскания на работника не будет наложено новое дисциплинарное взыскание, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания, ч. 1 ст. 194 ТК РФ.

Например: 12.12.2013г. слесарю Иванову объявили выговор за невыполненную работу, 12.12.2014г. выговор автоматически снимается.

Таким образом, неоднократность неисполнения обязанностей может быть применена исключительно в течение одного года с даты наложения предыдущего наказания в виде замечания или выговора.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя, как наказания за совершенное неоднократное нарушение по организации издается приказ об увольнении с указанием мотивов, обстоятельств и основанием увольнения, увольняемому работнику делается запись в трудовую книжку с основаниями увольнения, в данном случае п.5, ч.1, ст.81 ТК РФ.

В день издания приказа выдается трудовая книжка и производится расчет.

Источник:
http://legalmap.ru/articles/tp/total/gde-kupit-trudovuyu-knizhku/

О приобретении бланков трудовых книжек

Перед вами дополнительный материал к отчету о семинаре «Трудовая книжка: оформляем, заполняем, исправляем» (лектор Журавлева И.В. — консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала «Кадровые решения», автор и преподаватель курса повышения квалификации «Школа кадровика»).

Где мы берем бланки трудовых книжек? Их должен приобрести именно работодатель, так как Правила гласят, что он обязан иметь достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Что значат слова «достаточный запас», Правила не уточняют. И это естественно, потому что в каждой организации понятие «достаточный запас» трактуется по-своему. Где-то принимают новых работников раз в полгода, причем только людей с опытом работы, а значит, и с трудовыми книжками.

Следовательно, новые трудовые книжки приходится заводить крайне редко: если только кому-то понадобится новая книжка взамен утерянной или потребуется сделать дубликат книжки. Поэтому один-два бланка трудовых книжек иметь в запасе для такой организации вполне достаточно. Но поскольку принимают людей с опытом работы, значит, кому-то из работников вполне может понадобиться вкладыш в книжку. Поэтому бланков вкладышей в такой организации нужно иметь штук пять-десять, если не больше, в зависимости от общей численности работников в организации.

А в другой организации каждый месяц принимают новых работников по несколько десятков человек — бывает и такое. Причем приходит большое количество молодых людей, которые устраиваются на работу впервые. Соответственно, там бланков трудовых книжек нужно иметь много, а бланки вкладышей нужны в значительно меньшем количестве.

Так что здесь ответственный за ведение книжек работник должен сам решить, исходя из специфики своей организации, сколько и каких бланков нужно иметь.

Очень важный вопрос — где именно приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши в них. И то и другое — это защищенная полиграфическая продукция, поэтому печатать их разрешено только типографиям Объединения «ГОЗНАК», находящимся в ведении Минфина. А распространять их могут и другие организации, но строго по договорам с Объединением «ГОЗНАК» и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией.

Как правило, большинство компаний, которые торгуют канцтоварами, также совершенно легитимно продают бланки трудовых книжек.

Если же у вас есть сомнения, является ли та или иная организация официальным распространителем бланков, то вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. При этом вам должны предложить такую подборку договоров: копию договора крупного оптовика с Объединением «ГОЗНАК», у которого тот купил бланки, и копию договора с этим оптовиком той компании, у которой вы купили бланки книжек. То есть все эти договоры в совокупности подтвердят, что бланки у вас оказались на законном основании.

Так что приобрести трудовую книжку может, во-первых, только работодатель и, во-вторых, только у официальных распространителей бланков. Иной способ приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей в них может рассматриваться как нарушение законодательства о труде, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Поэтому приобретать бланки книжек непонятно где, на бегу весьма и весьма рискованно. И ни в коем случае нельзя принимать бланки книжек, принесенные работниками.

Вы, наверное, так же как и я, не раз видели в переходах метро людей, предлагающих купить трудовые книжки, дипломы, справки и тому подобное. Понятно, что имеются в виду поддельные заполненные трудовые книжки, но есть ведь люди наивные, которые искренне верят, что это просто бланки трудовых книжек, и покупают их.

А бывают и совсем поразительные случаи. Приходит ко мне на семинар кадровик и приносит некий документ, на обложке которого написано «трудовая книжка». Но назвать этот «документ» трудовой книжкой невозможно, потому что он ею не является. Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. Просто какая-то типография сделала клише по образцу, приведенному в Правилах, и стала его печатать, возможно, даже не понимая, что творит нарушение. И даже нельзя сказать, что это подделка: это была бы подделка, если бы на бланке стояло, что он напечатан Объединением «ГОЗНАК», но такого указания там не было. Люди купили эти бланки книжек и, устраиваясь на работу в какую-нибудь маленькую организацию, принесли их туда. А там трудовые книжки вел человек, который не имел представления, как именно должна выглядеть настоящая трудовая книжка, и потому он начал заполнять этот непонятный бланк.

Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга.Конференцзал» 2013, № 03

Источник:
http://www.klerk.ru/law/articles/334933/

Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем

«Бухгалтерия и кадры», 2008, N 2

Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно, чтобы компания правильно организовала работу с трудовыми книжками — от закупки чистых бланков до выдачи документа уволившемуся сотруднику.

В трудовой книжке в хронологическом порядке отражена вся трудовая биография человека: его профессиональный и служебный рост, отношение к работе, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.

Трудовая книжка — это обязательный кадровый документ.

Он прямо предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Ее предоставляет работник при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Форма трудовой книжки, Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». А Инструкция по заполнению этого документа утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Наша справка. Трудовой книжки у человека, которого принимают на работу, может не быть в следующих случаях:

— он поступает на работу и заключает трудовой договор впервые;

— он поступает на работу на условиях совместительства;

— его трудовая книжка потеряна или повреждена.

На человека, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее пяти дней с момента его приема на работу при условии, что эта работа является для сотрудника основной (ст. 66 ТК РФ).

Примечание. Ни в коем случае нельзя покупать бланки трудовых книжек с рук у случайных людей — рискуете заплатить деньги за фальшивку. Приобрести бланк работодатель может только у официальных распространителей Гознака.

Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки этого документа и вкладышей в него (п. 44 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Но ни в коем случае нельзя приобретать их с рук у случайных людей — рискуете заплатить деньги за фальшивку.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это защищенная полиграфическая продукция. Поэтому печатать их разрешено только типографиям объединения Гознак Минфина России. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), но строго по договорам с Гознаком, и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках»).

Так, на сайте Московской печатной фабрики Гознака есть информация о таких предприятиях. В частности, это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «Буква», ООО «Имидж», ООО «Моя Компания Поволжье». То есть приобрести трудовую книжку работодатель может только у официальных распространителей Гознака.

Чистые бланки — как зеницу ока.

Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее — это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфе. Для их учета каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Ее форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Эту книгу ведет бухгалтерия компании. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от распространителя. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (как правило, кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков (п. 42 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). А в конце месяца он обязан отчитаться перед бухгалтерией о том, сколько бланков получено, сколько израсходовано. Обязательно нужно указывать их серии и номера, а также стоимость.

Как правило, за переданные бланки с работников взимают плату (п. 47 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Вновь принятый сотрудник должен оплатить саму трудовую книжку, а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе», — заплатить за вкладыш.

Наша справка. За нарушение трудового законодательства организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить ее деятельность на срок до 90 суток. Кроме того, ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает санкции и для должностных лиц компании.

Размер платы определяют расходами на приобретение бланков. Есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно: если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение, беспорядки и др.) (п. 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Или если бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении) (п. 48 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225).

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них списывают по акту.

Действующие книжки: кадровики в ответе

Трудовая книжка — это личный документ сотрудника. Однако хранить его должен отдел кадров предприятия, где человек работает. Кадровики ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Ее форма также утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Заметим: если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Наказание по этой статье может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), а также ошибки в их оформлении.

Выдавать трудовую книжку работнику можно только при его увольнении (под расписку в книге учета движения трудовых книжек). Делают это в день оформления приказа об увольнении. В остальных случаях (например, сотруднику требуется оформить загранпаспорт) выдают лишь копию трудовой или выписку из нее. Сделать это отдел кадров обязан в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 Постановления N 225).

Что и как напишем в трудовой

Трудовая книжка состоит из трех частей:

— раздела «Сведения о работе»;

— раздела «Сведения о награждении».

В пределах разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» каждой записи присваивают свой порядковый номер.

Обратите внимание: сведения о взысканиях в книжку не заносят!

У каждого из разделов есть свои особенности заполнения. Расскажем о них.

Предположим, кадровик заводит трудовую книжку новому сотруднику, у которого ее нет. Обычно заполнение титульного листа сложностей не вызывает. Обратим ваше внимание лишь на то, что фамилию, имя и отчество работника, а также дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, «Иванова Лидия Петровна», а не «Иванова Л.П.». Или «10 января 1983 г.», а не «10.01.1983 г.».

На основании диплома, аттестата или другого документа об образовании делается запись об образовании работника (высшее, среднее специальное и т.п.). Далее указывают его специальность (как в документе об образовании). Работник обязательно должен проверить, все ли данные внесены правильно. Если ошибок нет, то он ставит свою подпись. Кадровик тоже ставит свою подпись. Обязательна печать предприятия, поскольку без нее трудовая книжка недействительна.

Сведения о работе.

Записи дат в этом разделе делают арабскими цифрами, число и месяц — двузначными числами, год — четырехзначным (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69). Например, дату «25 февраля 2008 г.» нужно записать так: «25.02.2008».

Наша справка. По желанию человека в его трудовую книжку (а она хранится по месту основной работы) можно внести сведения и о работе по совместительству. Для этого сотрудник по месту основной работы должен предъявить справку о совмещаемой работе. В справке должны быть указаны полное и сокращенное наименование совмещенной фирмы, должность работника, дата его приема на работу, основание приема. Документ должен иметь номер, дату выдачи, быть подписан руководителем и заверен печатью организации.

А вот других сокращений в этом разделе быть не должно. Например, нельзя писать вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» — «ТК РФ», вместо «статья» — «ст.», вместо «Приказ» — «пр.», вместо «распоряжение» — «распор.», вместо «переведен» — «перев.» и т.д.

В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывают полное наименование организации (Закрытое акционерное общество «Луч»), а если по уставу есть и сокращенное — и его тоже (ЗАО «Луч»).

Далее вносят сведения, которые касаются текущего статуса работника:

— о приеме на работу (например: 16/03/2008 / Принят на должность экономиста / Приказ от 16.05.2007 N 4к);

— о переводе на другую постоянную работу (например: 27/08/2008 / Переведен на должность старшего экономиста / Приказ от 26.08.2008 N 18к);

— об увольнении (например: 22/11/2008 / Уволен по собственному желанию (ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации) / Приказ от 22.11.2008 N 33к).

В раздел о награждении вносят все сведения о поощрениях сотрудника за успехи в работе. Правила заполнения такие же, как и при оформлении «Сведений о работе».

То есть дату пишут цифрами и другие слова не сокращают.

Примечание. В трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать.

В этот раздел может быть внесена такая информация (ст. 191 ТК РФ):

— об объявлении благодарности;

— о выплате премии;

— о награждении ценным подарком или почетной грамотой;

— о представлении к званию лучшего в профессии.

Этот список неисчерпывающий. Другие способы поощрения работника могут быть предусмотрены в трудовых договорах, правилах внутреннего распорядка, уставе и других внутренних документах компании.

Вносим изменения, исправляем ошибки

Если вы хотите внести какие-либо исправления в трудовую книжку, то помните главное правило: в трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать, а также что-либо зачеркивать в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».

Вообще все изменения и исправления в трудовую условно можно разделить на два вида: изменение сведений о работнике (записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, специальности) и изменение сведений о работе .

Подробный материал о правилах исправления записей в трудовой читайте в следующем номере журнала.

Сведения о работнике (титульный лист книжки) исправляют так.

Предположим, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. По линейке одной тонкой чертой зачеркивают прежнюю фамилию (так, чтобы можно было легко прочитать зачеркнутое) и сверху записывают новую. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Например: «Изменена фамилия Суливонская на Горобец на основании свидетельства о браке серии АВ N 376238, выданного Люблинским отделением ЗАГС г. Москвы, от 24.03.2008». Эту запись подписывает кадровик (и расшифровывает свою подпись), после чего ставят печать компании.

Правда, данная процедура не распространяется на случаи, когда при заполнении титульного листа кадровик допустил ошибки в личных данных работника. Если же это все-таки произошло, исправлять титульный лист нельзя: бланк считается испорченным, и его нужно уничтожить.

Что касается сведений о работе и сведений о награждении, то еще раз отметим: в этих разделах зачеркивать ранее внесенные записи нельзя, даже если они неверны. Ошибки исправляют по особым правилам. Делают это таким образом. Сначала ошибочную запись признают недействительной. Для этого после последней записи ставят очередной порядковый номер и дату. А в графе 3 пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем на следующей строке делают правильную запись (с новым порядковым номером). Такой порядок изложен в Письме Роструда от 23 июня 2006 г. N 948-6.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Его используют (вшивают в трудовую книжку), если в ней уже не хватает страниц для сведений о работе или сведений о награждении. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. При этом в книжке ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают его серию и номер.

Как учесть бланки

Купленные бланки учитывают на счете 10 «Материалы» или 41 «Товары». Кроме того, поскольку бланки трудовой книжки — это документы строгой отчетности, не лишним будет отразить их и на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете бланки учитывают в условной оценке (как правило, один рубль за единицу).

По поводу способа учета выдачи бланков работникам за плату существует два мнения.

Первое: — это реализация, поскольку происходит переход права собственности на ценности (ст. 39 НК РФ). В данном случае выдачу бланков отражают как реализацию обычных материалов или товаров (через счет 90 или 91, с начислением НДС).

Второе: — это возмещение работниками затрат, понесенных компанией при покупке бланков. Обратите внимание: выбрав данный вариант учета, фирма не сможет зачесть «входной» НДС по купленным бланкам. Ведь тогда будет считаться, что бланки не участвуют в операциях, облагаемых НДС. Значит, если при покупке бланков налог был принят к вычету, его придется восстановить. В любом случае выбор варианта учета выбытия бланков трудовой книжки — за организацией. Однако налоговики, что не удивительно, больше приветствуют вариант первый.

Пример. На 1 января 2008 г. в бухгалтерском учете ООО «Волна» остатка незаполненных бланков трудовой книжки нет. В январе приобрели у распространителя 50 бланков по цене 40 руб. за штуку (включая НДС — 6 руб. 10 коп.). Установили условную оценку бланка — 10 руб. за штуку.

В феврале приняли на работу сотрудника, который до этого нигде не работал и трудовой книжки не имел. По заявлению нового работника бухгалтерия удержала деньги за книжку из его зарплаты.

ООО «Волна» выбрала первый вариант учета бланков, то есть передача бланков трудовых книжек считается реализацией. В бухгалтерском учете нужно сделать такие записи.

Дебет 41 Кредит 76

— 1695 руб. (33 руб. 90 коп. x 50 шт.) — оприходовано 50 бланков трудовой книжки;

Дебет 19 Кредит 76

— 305 руб. 10 коп. (1695 руб. x 18%) — отражен НДС со стоимости бланков;

— 500 руб. (10 руб. x 50 шт.) — приняты на забалансовый учет по условной цене бланки трудовой книжки;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— 305 руб. 10 коп. — принят к вычету НДС со стоимости бланков на основании счета-фактуры поставщика.

— 10 руб. — списан с забалансового учета по условной цене бланк трудовой книжки;

Дебет 73 Кредит 90

— 40 руб. — отражена реализация бланка;

Дебет 90 Кредит 41

— 33 руб. 90 коп. — списана стоимость бланка;

Дебет 90 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— 6 руб. 10 коп. — начислен НДС со стоимости реализованного бланка;

Дебет 70 Кредит 73

— 40 руб. — удержана из зарплаты работника стоимость одного бланка трудовой книжки.

Источник:
http://hr-portal.ru/article/trudovaya-knizhka-pokupaem-oformlyaem-uchityvaem