Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

ВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Вопрос: Облагается ли взносами на травматизм оплата (компенсация) работодателем услуг сотовой (мобильной) связи работникам (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?
Посмотреть ответ

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

  1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
  2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Источник:
http://assistentus.ru/oplata-truda/kompensaciya-mobilnoj-svyazi/

Компенсация мобильной связи работникам

Обзоры КонсультантПлюс

Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику — это выплата, возмещающая затраты работника на служебные переговоры с использованием услуг сотовых операторов. Чтобы избежать претензий контролирующих органов, соберите полный пакет документов, подтверждающий производственный характер переговоров.

На каком основании выплачивают компенсацию

Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.

В любом случае затраты должны быть экономически обоснованны. Порядок осуществления расходов на мобильные переговоры компания разрабатывает самостоятельно и утверждает в локальном нормативном акте.

Организация сама оплачивает сотовую связь

Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:

  1. Решение о подключении корпоративного тарифа руководитель компании закрепляет приказом. В нем указывается перечень должностей, которые вправе пользоваться корпоративной связью и лимиты услуг.
  2. Организация заключает договор на корпоративный тариф с оператором.
  3. С сотрудником заключается соглашение о предоставлении телефона и/или sim-карты с установленным лимитом.
  4. Ежемесячно мобильный оператор предоставляет документы, подтверждающие расходы: акты, счета-фактуры, детализацию звонков (иных услуг) по каждому номеру, закрепленному за организацией.

Выплачиваем компенсацию сотруднику

При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:

  1. Подготовить и издать приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам, в котором прописывается перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, объем компенсируемых расходов.
  2. Прописать в трудовом договоре или соглашении с каждым сотрудником условия и размер возмещения затрат на телефонные переговоры.
  3. Получить от каждого сотрудника копию договора с мобильным оператором.
  4. Обязать каждого работника предоставлять детализацию звонков, произведенных в интересах организации.

В чьей собственности телефон (корпоративный/личный)

При ведении телефонных переговоров работник вправе использовать личный телефон или же телефон, предоставленный работодателем.

В первом случае стороны вправе установить компенсацию сотруднику за использование личного имущества.

Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами

Независимо от того, сама компания оплачивает расходы на связь или компенсирует их работнику, не облагайте их:

Возмещение затрат на услуги мобильных операторов, согласованные сторонами трудовых отношений, признаются компенсационными и освобождаются от обложения (письма Минфина РФ от 30.12.2019 №03-04-05/103335, от 24.11.2017 №03-04-05/78097).

Бухгалтерский учет

Затраты на мобильные переговоры сотрудников отражайте в расходах по обычным видам деятельности

Источник:
http://ppt.ru/art/kompensatsiya/mobilnoy-svyazi-rabotnikam

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Автор: Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

Читайте также  Оплата труда в праздничные и выходные дни в 2020 году

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Источник:
http://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a59/922789.html

Сотовая связь для сотрудников: ничего личного

Из статьи Вы узнаете:

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
  • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

  • договор с оператором сотовой связи;
  • счет за оказанные услуги;
  • утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

  • счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
  • документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

  • должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
  • трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
  • детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

  • телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
  • работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях, либо арендная плата.

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

  • в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
  • если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена. С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

  • Безлимитный тариф
Читайте также  Коды причин нетрудоспособности в новом больничном листе

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

  • Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

  1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

  1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

  • может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
    • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
    • не облагается страховыми взносами;
    • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.

  • может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
    • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
    • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
    • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Компенсация расходов на сотовую связь

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: «Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику» и «Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет».

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

  • утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
  • должностная инструкция работника;
  • трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
  • копия договора работника с оператором сотовой связи;
  • копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

  • в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
  • в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
  • принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Источник:
http://buh-aktiv.ru/sotovaya-svyaz-dlya-sotrudnikov-nichego-lichnogo/

Использование личного телефона сотрудника в служебных целях

Во многих организациях сотрудники используют личное имущество (например, сотовый телефон) в служебных целях, а работодатель выплачивает компенсацию за использование, износ этого имущества и понесенные расходы на услуги сотовой связи. Как отразить этот факт в налоговом учете, рассмотрим в этой статье

Необходимые документы

Выплата компенсации за использование и износ с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника, а также возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества, предусмотрены статьей 188 Трудового кодекса РФ. Но для того, чтобы принять для целей налогообложения понесенные расходы и избежать претензий со стороны проверяющих, организации необходимо своевременно позаботиться об оформлении необходимых документов.

Рассмотрим, какие документы необходимы организации.

Во-первых, необходимо прописать в должностной инструкции, при исполнении каких обязанностей работник может пользоваться мобильной связью (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2). В письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275 Минфин России пояснил, что даже во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения, если такая необходимость использовать сотовый телефон в служебных целях обусловлена установленными в должностной инструкции обязанностями.

Во-вторых, нужно составить и утвердить приказом руководителя организации список работников, использующих в служебных целях мобильный телефон.

В-третьих, между организацией и этими работниками должны быть заключены письменные соглашения о возмещении расходов за использование личного мобильного телефона. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации за использование сотового телефона в месяц, а в отношении возмещаемых расходов говорится, что их сумма рассчитывается ежемесячно на основании детализированного счета, выставляемого оператором сотовой связи.

В-четвертых, необходим договор между работником и оператором сотовой связи и ежемесячные детализированные счета, выставляемые на имя физического лица.

В-пятых, организации нужно иметь документы или их заверенные копии, подтверждающие право собственности работника на мобильный телефон. От работника следует получить документы на покупку мобильного телефона – кассовый чек, а также накладную или товарный чек. Такую позицию неоднократно высказывал Минфин России (письма от 17.06.2009 г. № 03-04-06-01/138, 11.03.2008 г. № 03-04-06-02/28). Замечу, что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного телефона в служебных целях, является расходом по обычным видам деятельности. Основание — п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73.

Пример 1

Куликов С.С. является сотрудником ООО «Авангард», занимающегося продажей офисной мебели. Он использует свой мобильный телефон в служебных целях. Организация в марте 2011 г. оплатила счет на сумму 12000 руб. Стоимость личных разговоров – 7000 руб. (в том числе НДС – 1067 руб.), служебных разговоров – 5000 руб. (в том числе НДС – 763 руб.). Ежемесячная компенсация за использование мобильного телефона составила 200 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Авангард» будут оформлены следующие проводки:

Дебет сч. 60 Кредит сч. 51 – 12000 руб. – произведена оплата счета за разговоры по мобильному телефону.

Дебет сч. 73 Кредит сч. 60 – 7000 руб. – отражена стоимость личных разговоров Куликова С. С.

Дебет сч. 44 Кредит сч. 60 – 5000 руб. – отнесена на расходы стоимость служебных разговоров.

Дебет сч. 44 Кредит сч. 73 – 200 руб. – отнесена на расходы компенсация за применение телефона в производственных целях

Дебет сч. 70 Кредит сч. 73 – 6800 руб. (7000 руб. – 200 руб.) – удержана из заработной платы стоимость личных переговоров без учета компенсации

Налоговый учет

Налог на прибыль

Если компенсация работнику за использование личного телефона в служебных целях предусмотрена в трудовом и (или) коллективном договоре, то указанная выплата учитывается в налоговом учете в составе расходов на оплату труда (письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 г. № 21-18/44-1).

Читайте также  Что делать если приставы вернули исполнительный лист

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Сумму расходов, возмещаемых работнику, организация-работодатель может включать в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Главное требование налоговых органов – наличие у организации детализированных счетов, подтверждающих производственный характер разговоров, для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. При отсутствии подтверждающих документов такие разговоры, по мнению налогового органа, рассматриваются как звонки частного характера, и выплаченная сотрудникам компенсация для целей налогообложения прибыли не учитывается. В противовес этому требованию в постановлении ФАС ПО от 9.04.2008 г. № А57-11527/06 говорится, что указание налогового органа о необходимости представления налогоплательщиком детализации переговоров не основано на нормах законодательства. Детализация переговоров сама по себе не позволяет выявить их содержание и экономическую оправданность. Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождены от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Нормы компенсации за использование личного мобильного телефона в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, но согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Как показывает анализ судебной практики, суды поддерживают эту позицию (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 июля 2007 г. № А56-49256/2006, постановление ФАС Московского округа от 27 февраля 2006 г. № КА-А41/14217-05).

Проверяя организацию, налоговые органы требуют наличие детализированных счетов по каждому работнику, использующему телефон, и при их отсутствии начисляют НДФЛ на сумму компенсации, т.к. считают, что производственный характер переговоров не доказан. В деле, рассмотренном ФАС СКО (постановление от 18.06.2009 г. № А53-14011/2008-С5-14), организация в подтверждение того, что оплачивала услуги связи своим работникам в связи с выполнением ими трудовых обязанностей, представила: приказы, в которых определена ежемесячная сумма оплаты затрат за услуги мобильной связи, с указанием фамилии работника, его должности, должностные инструкции сотрудников, в которых для них предусмотрена обязанность использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей. Суд признал наличие этих документов достаточным для того, чтобы сделать вывод, что НДФЛ доначислен налоговиками неправомерно.

Но есть примеры, в которых арбитры включили сумму компенсации в облагаемую базу, поскольку предприниматель не представил документы, подтверждающие служебный характер переговоров его работников по мобильным телефонам (постановление ФАС УО от 22.04.2009 г. № Ф09-2210/09-С2).

Использование работником мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях, с точки зрения финансового органа, приводит к возникновению у него экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить (письмо от 27.09.2007 г. № 03-04-06-01/334). В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой согласно ст. 212 НК РФ. Такой доход, по мнению Минфина, подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Страховые взносы

Не начислять страховые взносы на компенсацию за использование личного мобильного телефона в производственных целях организации позволяет федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – закон № 212-ФЗ). Согласно подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 Министерство здравоохранения и социального развития РФ указало, что размер возмещения расходов за использование личного мобильного телефона должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании имущества в рабочих целях.

При отсутствии соглашения, предусмотренного ст. 188 ТК РФ, компенсационные выплаты за использование работниками личных мобильных телефонов подлежат обложению страховыми взносами

Источник:
http://taxpravo.ru/analitika/statya-139479-ispolzovanie_lichnogo_telefona

Как оформить компенсацию расходов на мобильную связь работникам

Возмещение расходов на мобильную связь сотруднику — это компенсация затрат, которые образовались из-за использования работником сотового телефона во время исполнения им трудовых обязанностей.

Нормативная база

Обязан ли работодатель компенсировать расходы

Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.

При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):

  • денежная компенсация сотовой связи сотрудникам: личный телефон, ноутбук (оплачивают интернет);
  • возмещение за износ личных технических средств.

Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если необходимость компенсации возникла после подписания трудового договора.

Документы, подтверждающие расходы

  • должностной инструкцией — в ней указывают, что при выполнении работы требуется использовать мобильный телефон и, соответственно, услуги мобильного оператора;
  • трудовым договором — в нем указывают размер и порядок компенсации издержек;
  • договором с мобильным оператором — в нем подтверждают регистрацию номера телефона за конкретным служащим;
  • счетами за связь — в них указывается сумма затрат.

В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:

  1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве №16-15/ [email protected] от 05.10.2010). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма №03-03-04/3/15 от 27.07.2006, №03-03-06/1/350 от 05.06.2008, №03-03-07/2 от 19.01.2009).
  2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильную связь, детализация не является обязательной бумагой (постановление ФАС МО №КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ №345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО №КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).

А вот компенсация услуг связи генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с оператором сотовой связи указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу №А63-5953/2017 от 29.01.2018). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации №Ф08-6112/2018 от 08.08.2018).

Как оформить выплаты

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, — нет, недостаточно. Компенсацию использования личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письма Минфина №03-04-06-01/138 от 17.06.2009, №03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития №550-19 от 12.03.2010, №1343-19 от 26.05.2010).

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Инструкция, как составить приказ о назначении компенсации за использование личного компьютера и интернета сотрудника, за услуги мобильного оператора:

  1. Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
  2. Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
  3. Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
  4. Установить дату начала возмещения.
  5. Перечислить работников, которым возмещают издержки.
  6. Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
  7. Подписать приказ у руководителя.

НДФЛ и взносы с компенсации

Работодатель не перечисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику (письмо Минфина №03-04-06/83831 от 14.12.2017). Если работник использовал рабочий телефон в личных целях, с него удержат НДФЛ.

Бухучет компенсаций

Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, необоснованные экономически, не принимаются к учету. Основные проводки в таблице:

Источник:
http://clubtk.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-raskhodov-na-mobilnuyu-svyaz-rabotnikam